Definer deretter ditt informasjonsbehov skikkelig. I utgangspunktet trenger dine mailinglister kun en informasjon, nemlig e-postadressen til målgruppen din.

Dette er imidlertid alt for lite informasjon til å kunne drive målrettet e-post markedsføring. Du bør i det minste vurdere å inkludere følgende informasjon til hver enkelt e-postadresse i din mailingliste:

- Fornavn og etternavn
- Datoen de ble påmeldt mailinglisten
- Kilden til påmeldelsen
- Kjønn
- Land
- Postnr
- Telefon/mobil nummer
- Fødselsdato
- Hobby og interesser

Dette gjør det enklere å gjennomføre målrettede kampanjer og personlifisere e-post kampanjene på best mulig måte (Les: Oppnå suksess). Uten informasjon om "Land" er det f.eks. umulig å vite hvilket språk du skal sende ut e-postkampanjen/nyhetsbrevet med og det er umulig å ta hensyn til lokale lover og regler. Uten fødselsdatoen er det f.eks. umulig å sende en automatisk melding til alle som har fødselsdag i dag o.s.v.

Hvilken tilleggsinformasjon man bør ta med når man bygger opp mailinglistene varierer imidlertid fra organisasjon til organisasjon. Driver du f.eks. et bilverksted, er du interessert i informasjon om "Bil merke", "Bil modell" og "Årsmodell", slik at du kan sende ut skreddersydd informasjon og tilbud til alle som har en Audi A4. Driver du et reisebyrå er du lite interessert i denne informasjonen. Det er derfor vansklig å gi noen eksakte anbefalinger her.

Felt navn som f.eks. "fornavn" og "etternavn" bør separeres i to ulike fleter i databasen til mailinglistene dine. Dette for å kunne personifisere e-post kampanjene og nyhetsbrevene med fraser som "Hei, Kjetil" istedenfor " Hei, Kjetil Olsen" som er lang mindre personlig enn "Hei, Kjetil".

Uansett. Ikke fall for fristelsen med å prøve å samle inn mer informasjon enn strengt tatt nødvendig. Jo mer informasjon du ber potensielle kontakter fyll ut før de kan melde seg på dine mailinglister, jo større er sjansene for at de ikke vil gjøre det.

Det er derfor en god strategi å legge opp en strategi hvor man ikke ber om så mye informasjon i første omgang. Deretter kan man prøve å samle inn mer informasjon om hver enkelt e-postadresse når man begynner å sende dem e-post kampanjer og nyhetsbrev. Dette er antagelig den beste strategien.