Nesten like viktig som innholdsstrategien, er utformingsstrategien som forteller hvordan nyhetsbrevene visuelt skal se ut. Her gjelder de samme reglene som for all annen kommunikasjon.

Det viktigste i denne sammenheng er at nyhetsbrevene gis en utforming som bygger opp under bedriftens eksisterende visuelle/grafiske profil. Dette for å skape en gjenkjennelseseffekt og sørge for at mottakerne danner seg et visuelt bilde av bedriften.

Husk at vi mennesker ikke tenker og husker ord, vi ser for oss og danner oss indre bilder av ting. Skal du gjøre deg opp noen forhåpninger om å bli husket av dine kunder og interessenter, må du derfor gjøre det så enkelt som mulig for dem å skaffe seg en visuelt bilde av virksomheten din. Alle kommunikasjonstiltak bør derfor gis den samme visuelle profilen, slik at mottakerne blir minnet om dette visuelle bildet hver gang de kommer i kontakt med din bedrift.

Har du ikke allerede definert bedriftens visuelle profil, har du nå en gyllen anledning til å gjøre dette.

Tenk grundig igjennom bruken av symboler, farger, fonter og andre visuelle virkemidler, og bestem deg for hvilket ”indre bilde” dine kommunikasjonstiltak skal frem frembringe hos mottakerne. Konsentrer deg deretter om å gjøre ditt ytterste for at alle kommunikasjonsvirkemidler har en visuell profil som prøver å skape dette ”indre bilde”. Kun da kan du gjøre deg opp noen forventninger om å få noen effekt av dine forsøk på å skape en visuell profil i markedet.

Ikke glem at bilder kan si mer enn 1000 ord, og at mottakerne allerede vil ha dannet seg et førsteinntrykk av deg og nyhetsbrevet innhold lenge før de har lest ett eneste ord av nyhetsbrevet. Dette fordi mottakernes førsteinntrykk av nyhetsbrevet skapes av det visuelle bilde de får når de åpner det første gang. Det skapes med andre ord ikke primært av overskriften eller ingressen i nyhetsbrevet, med av selve utformingen. Eller sagt på en annen måte: - Av din utformingsstrategi.

Her gjelder de samme reglene for layout, typografi og komposisjon som for alle andre kommunikasjonsvirkemidler.