Publisert av 03/21/2005

Lønn

(A) Definisjon av lønnsområdet

Aktuelle konti er:

Resultat	Balanse
Lønn, overtid, vikarer, bonus Feriepenger, sykelønn Styrehonorarer Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Salgsprovisjon Naturalytelser Personalforsikring Godtgjørelse for reiser	Skattetrekk, bidragstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Påløptlønn, bonus m.m. Påløpte feriepenger Forskudd lønn, reiseforskudd Mellomværende ansatte

’(B) Rutiner og problemstillinger lønnsområdet

Lønnsavtale	Det bør inngås skriftlig lønnsavtale med alle ansatte. Avtalene underskrives av både den ansatte og daglig leder. Lønnsavtalen for daglig leder underskrives av styreformannen. I lønnsavtalen avtales fast lønn/timesats, overtidsbetingelser, naturalytelser, avtalens varighet m.m. Endringer i lønnsvilkår dokumenteres og arkiveres sammen med opprinnelig lønnsavtale.
Faste data	For å kunne foreta endring av faste data i lønnssystemet bør det være krav om et passord (begrenset adgang). Endringer bør tas ut på papir, godkjennes av overordnet person og arkiveres systematisk
Utbetaling	Listen som sendes til bank for utbetaling av lønn underskrives av den som er ansvarlig for lønninger samt en overordnet person.
Bokføring	Antall konti som benyttes til registrering av lønn tilpasses bedriftens virksomhet og behov.
Avstemming	Med jevne mellomrom avstemmes lønnssystem mot tilhørende konti i hovedbok
Forskudd lønn	Grunnlag for forskudd lønn godkjennes av overordnet. Forskudd lønn registreres på egen konto, og avgrenses ved neste lønnsutbetaling. For å redusere behov for manuell oppfølging bør forskudd lønn reduseres til et minimum.
Overtid/vikarer	Kostnad for overtid og bruk av vikarer bør registreres på egne konti for å kunne gi beslutningsgrunnlag for oppfølging og korrektive tiltak. Grunnlag for utbetaling av overtid godkjennes av overordnet.
Bonus	Påløpte bonus avsettes for i den periode den er opptjent. Det anbefales at bokføring foretas på separate konti i resultat og balanse. Bonus bør på forhånd være godkjent av daglig leder og/eller styre.
Styrehonorar	Styrehonorar avsettes for i den periode det er opptjent. Det anbefales at bokføring foretas på separte konti i resultat og balanse.
Naturalytelser	Naturalytelser er forskuddstrekkpliktige og inngår normalt i grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift. Det er lovkrav om at alle lønnsinnberetningspliktige ytelser må bokføres på egne konti. Dvs. ”rene” konti som ikke inneholder ytelser som ikke er innberetningspliktige. De fleste velger å opprette egne konti for hver art (fri avis, fri bil osv). med tilhørende motkonto (eventuelt en samlet motkonto). Rene konti er videre en forutsetning for riktig utfylling og avstemming av følgeskriv til lønns- og trekkoppgave.
Skattetrekk	Skattetrekk og andre trekk i lønn foretas ved lønnsutbetaling, og beløp overføres til særskilte skattetrekkskonto enten i bank. Overføringen må skje senest første virkedag etter lønnsutbetaling. Selskapet må selv kontrollere at skattetrekkskontoen til enhver tid inneholder tilstrekkelig beløp til å dekke skyldig skattetrekk, bidragstrekk m.m. Et alternativ til månedlig overføring til særkonti, er å ha et tilstrekkelig beløp til å dekke løpende trekkforhold på konto benevnt som skattetrekkskonto. Det kan oppnås bedre rentevilkår ved en slik løsning.
Skattekort	Skattekort oppbevares normalt i selskapets personalarkiv. Hvis den skattepliktige ikke leverer gyldig skattekort, skal det foretas forskuddstrekk med 50%.
Arbeidsgiveravgift	Arbeidsgiveravgift avsettes for løpende på separat konti. De fleste lønnssystemer beregner arbeidsgiveravgiften automatisk. Det anbefales å kontrollere beregningen på stikkprøvebasis. Videre bør konto for skyldig avgift gås gjennom ved jevne mellomrom for å avdekke feilregistreringer.
Feriepenger	Feriepenger avsettes for løpende på separat konti. De fleste lønnssystemer beregner feriepenger automatisk. Det anbefales å kontrollere beregningen på stikkprøvebasis. Arbeidsgiveravgift vedr. påløpte feriepenger bør føres på egen konto. Dette for lettere holde kontroll over beregnet og skyldig arbeidsgiveravgift.
Reiseregning	Reiseregninger godkjennes av overordnet, og det kontrolleres at selskapets retningslinjer for godtgjørelse er fulgt. Regningene må være tilstrekkelig utfylt og dokumentert. Dessuten påses at reiseregning leveres innen rimelig tid. Reiseutgifter refunderes ut fra fremlagte kvitteringer. Reiseregningene må inneholder arbeidstakers navn, adresse og underskrift, dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise, formål med reisen, fremstilling av reiseruten, og antall dekningsberettige kilometer. Reiser foretatt med fly må legimiteres med flybillettstamme. Hvis det utbetales fast kilometergodtgjørelse som ikke er gjenstand for lønnsinnberetning, foretas periodisk avstemming mot kjørebok. Det avsettes for ikke bokførte reiseregninger ved regnskapsavslutning.
Reiseforskudd	Reiseforskudd registreres på hver enkelt ansatt, f.eks. i reskonto tilknyttet egen konti i balansen. Bokført saldo gjennomgås regelmessig for å avklare eventuelle eldre poster. Ved regnskapsavslutning bør konto for reiseforskudd vise så liten saldo som mulig. Dette ommås ved à jour bokføring av reiseregninger, eller ved inn/utbetalinger fra/til ansatte. Ikke bokførte reiseregninger avsettes for i regnskapet.
Lån til ansatte	Det inngås låneavtaler hvor både den ansatte og en overordnet signerer. Avtalen inneholder opplysninger om lånebeløp, rentebetingelser, avbetalingsprofil, sikkerhet, samt hva som skjer hvis den ansatte fratrer sin stilling. Hvis rentebetingelsene er bedre enn statens regulativ, innberettes differansen som lønn.

(C) Målsetting lønnsområdet

For lønnsområdet kan følgende målsettinger defineres:

NR:	MÅLSETTING	KONTROLL
1	Lønnsgrunnlag er basert på reelt arbeid utført for selskapet, og lønnsmottakerne er riktig registrert i lønnssystemet	1
2	Alle lønnstransaksjoner er bokført i riktig regnskapsperiode og er korrekt presentert i regnskapet	2, 3
3	Bokføring og behandling av lønn og annen godtgjørelse er i henhold til gjeldende lover og regler	4, 5, 6
4	Utbetaling av lønn foretas på grunnlag at attestert dokumentasjon	7

Henvisning til kontrollnummer refererer til kontrollrutiner, se punkt (D).

(D) Interne kontrollrutiner lønnsområdet

NR.	INTERNE KONTROLLRUTINER
1	Lønnsgrunnlag Lønnsgrunnlaget kontrolleres mot godkjente timelister. Det ses etter at faste lønnsdata som månedslønn, timelønn, overtidssats m.m. stemmer med gjeldende avtaler
2	Bokføring Kontering av lønnskostnad godkjennes før bokføring. Lønn bokføres på tilstrekkelig antall konti (fast lønn, timelønn, overtid, forskudd lønn, skattetrekk, naturalytelser, arbeidsgiveravgift, feriepenger m.m.). Det foretas jevnlig avstemming mellom lønnssystem og hovedbok.
3	Avsetning påløpt lønn Avsetning for påløpt, ikke bokført godtgjørelse (lønn, bonus, styrehonorar m.m.) foretas ved regnskapsavslutning
4	Beregning skattetrekk, arbeidsgiveravgift Det foretas kontroll av at lønnssystemets beregning av forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og feriepenger er riktig. Skattetrekk kontrolleres mot gyldig skattekort, og det foretas etterregning for hver enkelt ansatt for å sikre riktig beregning av skattetrekk.
5.	Skattetrekkskonto Gjennomført skattetrekk, bidragstrekk m.m. settes inn på særskilt skattetrekkskonto senest den første virkedag etter lønnskjøring. Det kontrolleres at bank/postgirokonto til enhver tid inneholder tilstrekkelig beløp
6	Selvstendig næringsdrivende Hvis godtgjørelse betales til personer som hevder å være selvstendige næringsdrivende foretas tilstrekkelig kontroll av at gjeldende kriterier er oppfylt. Utført kontroll dokumenteres og arkiveres systematisk.
7	Grunnlag for utbetaling Grunnlag for utbetaling av lønn godkjennes av overordnet person. Det ses etter at listen kun inneholder personer som har krav på utbetaling. Grunnlag for overtidsgodtgjørelse er gjennomgått og godkjent. Forskuddsbetaling godkjennes før utbetaling, og hensyntas ved neste lønnsoppgjør.

Kilde: Arthur Andersen – Økonomihåndbok