Resultat

Balanse

• Varekjøp
• Beholdningsendringer
• Kontantrabatter

• Leverandørgjeld
• Forskudd til leverandører

Bestilling

Interne rutiner bør sikre at bestilling blir godkjent internt før den effektueres. Dette for å forebygge at det f.eks. bestilles varer som er på lager, at bestilling skjer hos feil leverandør, eller at vedkommende som bestiller ikke har fullmakt til å bestille. Mange bedrifter bruker rekvisisjoner, og ber om at revisjonsnummeret blir påført faktura.

Ordrebekreftelse

Selskapet kan be om å få tilsendt ordrebekreftelse fra leverandøren. Dette bør i alle fall gjøres for betydelige innkjøp eller innkjøp hvor det kan være tvil om avtalevilkårene. I ordrebekreftelsen opplyses om artikkel, antall, pris, rabatt, leveringsbetingelser, leveringstidspunkt, betalingsbetingelser m.m. Fordelen med å be om ordrebekreftelse er bl.a. at feil kan oppdages FØR forsendelse skjer. Dessuten vil kontroll av inngående faktura kunne foretas mot ordrebekreftelsen.

Bokføring

Bokføring av innkjøp skjer normalt på en eller noen få konti. En del selskaper registrerer også innkjøp per produktgruppe. Omsetning per produktgruppe kan registreres tilsvarende. Dette medfører blant annet at bruttofortjeneste per produktgruppe kan måles, samt at detaljert oppfølging mot oppsatt budsjett muliggjøres.

Valuta

Hvis vesentlige innkjøp foretas i utenlandsk valuta, kan det inngås terminkontrakter for å redusere risiko for valutatap.

Kontantrabatt

Kontantrabatt fra leverandører klassifiseres som reduksjon av varekostnad og ikke som finanspost.

Forskudd leverandør

Forskudd til leverandør kan enten registreres på egen konti i balansen eller på den enkelte leverandørs reskonto. Ved sistenevnte tilfelle vil leverandørgjeld være et nettobeløp i regnskapet. I forbindelse med regnskapsavslutning skal forskudd til leverandører presenteres som eiendel, dvs. debet balanse.

Utbetalinger

Grunnlag for betaling til leverandør godkjennes av overordnet person før betaling skjer.

Reskonto

Leverandørgjeld vil normalt være tilknyttet reskonto, ved at hver leverandør har egen konto. Registreres transaksjoner med flere leverandører på samme konto (”diverse leverandører”), er det viktig at kontoen følges opp løpende, slik at det ikke oppstår uavklarte avstemmingsposter.

Utland

Utenlandske leverandører bør registreres på egen hovedbokskonto, tilknyttet reskonto.

Avstemming

Leverandørgjeld avstemmes med jevne mellomrom ved at reskontoen gjennomgås for rimelighet. Videre bør det i enkelte tilfeller bes om bekreftelse av saldo fra hver enkelt leverandør slik at eventuelle uklarheter og uoverensstemmelser avklares.

Leverandørreskonto avstemmesjevnlig (f.eks. hver måned) mot hovedbok. Eventuelt avvik avklares umiddelbart.

NR:

MÅLSETTING

KONTROLL

1

Inngående faktura er korrekt priset, utregnet, summert og eventuelt skjønnsmessig vurdert

1, 5

2

Alle varer og tjenester som vedrører selskapet er riktig bokført

2, 3, 4, 5, 6

3

Selskapet betaler bare for varer og tjenester som er bestilt, godkjent og mottatt

7

4

Vareforbruk og skyldig varegjeld er riktig presentert og verdsatt i regnskapet

6, 8

NR.

INTERNE KONTROLLRUTINER

1

Bestilling, ordrebekreftelse

Bestillingsrutinen følges interne retningslinjer med hensyn til rekvisisjon, fullmakt m.m. Ordrebekreftelse kontrolleres mot bestilling, avtalt pris, leverings- og betalingsbetingelser m.m.

2

Kontroll ved mottak

Mottatt kvantum og kvalitet kontrolleres mot bestillingsseddel/ordrebekreftelse og/eller mottaksseddel.

3

Grunnlag faktura

Mottaksseddel og ordrebekreftelse arkiveres systematisk og sammenstilles med den tilhørende faktura når den mottas.

4

Bokføring, periodisering

Inngående faktura behandles systematisk fra mottak til endelig regnskapsføring. Kun godkjente/attesterte fakturaer bokføres. Hvis det ved regnskapsavslutning er mottatt fakturaer som ikke er bokført (for varer og tjenester som tilhører den aktuelle regnskapsperioden), avsettes det for kostnaden i regnskapet. Boksførte fakturaer for varer og tjenester som gjelder kommende regnskapsperioder, korrigert for ved regnskapsavslutning ved at beløpet klassifiseres som forskuddsbetalt kostnad i balansen.

5.

Kontroll av faktura

Inngående faktura gjennomgås, og det kontrolleres at pris, rabatter og levering/betalingsbetingelser for øvrig er i henhold til ordrebekreftelse/gjeldende avtale. Det kontrolleres at kvantum og artikkel stemmer med mottaksseddel, samt at fakturaen er riktig utregnet.

6

Gjennomgang leverandørreskonto

Leverandørkonti gjennomgås jevnlig og avstemmes eventuelt mot den andre part.

Leverndørreskonto avstemmes jevnlig mot hovedbok

7

Betaling til leverandører

Grunnlag for betaling til leverandør godkjennes før betaling skjer.

8

Bokføring, årsavslutning

Inngående faktura er riktig kontert og bøkført (inklusive avgiftskode). Varekjøp er bokført i den regnskapsperiode det tilhører. Internt og eksternt varekjøp er vist på adskilte konti. Kontantrabatt er ført til fradrag i varekostnad. Leverandørgjeld i utenlandske valuta er verdsatt etter høyeste verdis prinsipp. Det er foretatt tilstrekkelig spesifikasjon og presentasjon i resultat, balanse og noter.