Bevissthet om egne ønsker og behov
At du har definert selskapets behov og ønsker, og vet hva dere prioriterer høyest før dere begynner å forhandle, er viktig. Tilpasninger og særordninger som kommer med i avtalen, er rimeligere enn ønsker som blir fremmet etterpå.

Dernest er det avgjørende hvordan utleier oppfatter din situasjon. F.eks. om han tror dere faktisk har andre lokaler «på hånden» eller om han forstår at dere egentlig har låst dere ved det aktuelle lokalet. 

Egen kredittverdighet, størrelse og forretningsidé
Utleier ønsker en solid leietaker som kan fylle et ledig lokale alene eller som best kan medvirke til en ønsket blanding av leietagere etter type virksomhet. 

Valgmuligheter
Markedssituasjonen setter naturlig nok sine begrensninger på valg av lokaler, men er dere fleksible og villige til å akseptere alternative løsninger har dere langt større valgmuligheter enn hvis dere er løst fast i noen rammer. Ha det derfor klart for deg hvilke krav dere kan fire på og hvilke som er absolutte før du begynner forhandlingene med utleier. 

Pris – markedspris
Prisen på næringslokaler avhenger i stor grad av beliggenhet, standard og prisnivået i markedet.

Ved å søke på Internett kan man finne mye informasjon om prisnivået på ulike typer næringslokaler i det aktuelle området som du vurderer.

Imidlertid kan det by på store problemer å sammenligne lokalene du finner ettersom arealet enkelte steder blir oppgitt i brutto, mens andre steder i netto. Dernest regnes kvadratmeterprisen på kontorlokalene enten ut fra samlet areal (iberegnet fellesarealer) eller bare ut fra antall kvadratmeter kontorer. Prisen inkluderer dessuten varierende grad av service, fellesutgifter og andre ytelser.

Når du skal foreta det endelige valget, er det viktig å vurdere innholdet i avtalen fremfor prisen i seg selv. Valg av lokaler er på mange måter en investering, og muligheten til avkastning avhenger av hvor god investeringen er. Det vil kanskje koste mer å leie lokale der utleier legger forholdene til rette og tilfredsstiller bedriftens behov optimalt, men dette kan fort tjene seg inn. 

Rabatter
Hvilke rabatter du vil klare å oppnå er avhengig av type lokale og hvor flink du er under forhandlingene. Under finner du en oversikt over noen vanlige rabatter som kan være aktuelle:

–        1–6 måneder periode med fri eller begrenset leie, avhengig av kontraktens lengde.

–        Gratis parkeringsplasser.

–        Begrenset indeksregulering av leien.

–        Utleier garanterer at fellesutgiftene ikke skal overstige et avtalt beløp.

–        Ekstraservice, resepsjonstjeneste etc. inkludert i leieprisen.

–        Bank- /forsikringsgaranti erstattes av depositum.

Tilleggsutgifter
I tillegg til leiekostnadene må du betale et varierende antall andre utgifter. Det er derfor lurt å be om å få forelagt budsjett så dere kjenner omkostningsnivået ved leien. Selskapet må normalt betale fellesutgifter til renhold, drift og vedlikehold av heis, vaktmestertjenester og vakthold. I tillegg til eller inkludert i fellesutgiftene må selskapet betale for strøm og oppvarming, og enkelte offentlige avgifter, som vann-, avløps- og renovasjonsavgift. Her er det viktig å sørge for at man ikke betaler for mye og at man faktisk får det man betaler for. Sjekk at fellesarealet er riktig fordelt på leietagerne og at arealet du leier er korrekt målt opp.

Utleier forlanger normalt et depositum på 6 måneders leie. Dette kan eventuelt erstattes av en bank/forsikringsgaranti. Utleier krever ofte en minimumsregulering av leieprisen gjerne etter nettoprisindeksen, men her er det mulig å forhandle seg frem til en maksimal prosentøkning pr. år eller at leien skal øke med en prosentandel av indeksen i stedet for 100% av indeksen.

Utleier investerer ofte i innredning og ombygging tilpasset dine behov og ønsker. For å sikre sine interesser krever utleier derfor en uoppsigelig leieperiode som varierer i lengde avhengig av størrelse på utleiers investeringer. Dere bør være oppmerksom på hvor lang bindingstiden er og hvor lang oppsigelsestiden er etter at perioden er utløpt. Dere må regne med at det i nybygg normalt kreves 10 års bindingstid og i eksisterende bygg 3–5 år. Ettersom bedriften er forpliktet til å betale leie i den uoppsigelige perioden må det klarlegges hvilke rettigheter dere har til fremleie.

Utvendig vedlikehold av bygningen dekkes normalt av utleier, mens vedlikehold av utearealene hører innunder fellesarealene. Når det gjelder innvendig vedlikehold kan det lønne seg å ta bilder før innflytting. Hvis utleier har forpliktet seg til å opprettholde denne standarden, eller dere som leietagere har forpliktet dere til å tilbakestille lokalene i samme stand som ved overtakelsen, har dere dokumentasjon på standarden på lokalet ved innflytting.

Innredning av lokaler begynner først etter at kontrakten er signert. Derfor må det være klart hvem som har ansvar for innredning, slik at dere tidlig får klarhet i hvor fort bygningen er innflyttingsklar. Alle avtaler dere har forhandlet dere frem til må kontraktfestes, og det må gå klart frem hvilke forpliktelser utleier har og i hvilket omfang. Dere bør forlange en teknisk beskrivelse av lokalet. Den tekniske beskrivelsen viser hvilken stand lokalet er i. Den er en utførlig beskrivelse av skillevegger, dører, størrelsen på hvert rom, belysning og alle tekniske installasjoner. Etter at kontrakten er skrevet under vil utleier normalt ta dere med på overtagelsesbefaring. Dere må påse at teknisk beskrivelse og alle forhold beskrevet i kontrakten medfører riktighet.

Kontrakten er et juridisk dokument som bør gjennomgåes av en jurist før dere skriver under.