Husk at når du først har inngått leiekontrakten, så kommer du normalt ikke ut av den før leieperioden er over. Det kan derfor fort bli dyrt hvis du leier for små lokaler som du må flytte fra halvveis i leieperioden, uten at du kommer deg ut av leiekontrakten. Da blir du sittende og betale husleie ut hele leieperioden.

Vet du allerede i dag at du trenger større lokaler i leieperioden, men kvier deg til å leie så store lokaler allerede i dag på grunn av usikkerheten og likviditetsproblemer, lønner det seg å prøve å forhandle seg frem til en klausul i leiekontrakten at du skal kunne leie ekstra plass på et senere tidspunkt eller kunne heve denne leiekontrakten hvis utleier ikke kan skaffe tilveie denne ekstra plassen når dette skulle bli aktuelt.

Alternativt kan du inngå en leiekontrakt der utleier tillater deg å fremleie den ekstra plassen til du selv trenger den. Husk bare i denne sammenheng at utleier på forhånd må ha godkjent at du skal kunne fremleie lokalene og til hvilke betingelser.

Glem heller ikke at å flytte på grunn av plassmangel, fort bli dyrere enn å leie litt ekstra areal.

Kontorlandskap er en rimelig måte å dekke behov for kontorplasser på. Løsningen er også mer fleksibel. Det er lettere å øke antall arbeidsplasser uten at det koster mye penger eller ekstra arbeid. Lettvegger kan brukes for å skille hver enkelt arbeidsplass. Dessuten er det i mange sammenhenger en fordel for miljøet og resultatene at flere personer arbeider sammen.

Produksjonslokaler og lager krever andre vurderinger. Hvilke behov man har varierer fra bransje til bransje og fra selskap til selskap. I tillegg til behov for arealer under tak, må man ta hensyn til behov for parkeringsplasser og evt. lagerplass ute.

Nyetablerte selskaper kan oppnå mange fordeler ved å dele lokaler med flere leietagere. For eksempel kan samarbeid om fellestjenester, fellesarealer og innkjøpssamarbeid kan senke kostnadene, mens et sosialt fellesskap hvor man utveksler erfaringer og utvider kontaktsnettet sitt er andre fordeler man kan oppnå med en slik løsning. 

Location/tilgjengelighet
For mange er plasseringen av forretningslokalet alfa omega for selskapets suksess. Skal du f.eks. åpne en kiosk eller en bensinstasjon er valget kritisk. Mindre viktig er valget hvis du skal starte et Internettfirma som lever av nettjenestene de tilbyr sine kunder.

Valg av location er i praksis først og fremst et spørsmål om:

• nærhet til kommunikasjonsmidler (buss, tog, trikk, taxi)
• vei nettet (standard/kapasitet, fremkommelighet, parkeringsmuligheter)
• skilting (hvor godt skiltet er lokalet/veien til lokalet)
• avstand til markedet, kundene, leverandører, samarbeidspartnere og potensielle jobbsøkere
• kostnader og inntekter (plasseringen påvirker mulighetene for å få inntekter og holde kostnadene nede).

Nærhet til forretningsforbindelser og samarbeidspartnere er viktig for mange bedrifter. Produksjonsbedrifter kan være avhengig av nærhet til leverandører. Butikker må være der kundene er eller trekke disse til stedet på annen måte. Personalintensive virksomheter trenger et godt rekrutteringsområde, med kort avstand mellom jobb og hjem. God adkomst og gode parkeringsmuligheter har stor betydning både for kunder, ansatte og andre besøkende. 

Naboforhold/miljø
For mange bedrifter er det viktig å leie lokaler som er tilknyttet spesielle bransje- og kompetansemiljøer. Det er mange fordeler ved å være i nærheten av relatert virksomhet. For eksempel tiltrekker handlesentre flere kunder enn hver enkelt butikk kunne gjort fordi senteret har så mange ulike tilbud (skaper synergieffekter). I IT bransjen velger mange å etablere seg i IT parker, hvor man kan trekke veksler på naboer som jobber innenfor samme bransje, men mot andre markeds- og produktsegmenter, for å få tilgang til økt kompetanse, et større kontaktsnett og nye kunder.

Skilting og profilering
Bevisst bruk av skilting kan være en del av bedriftens profilering ut mot markedet. Lagerbygninger som ligger ut mot hovedvei er et godt blikkfang. Der kan bedriften eksponere sitt navn året rundt uten ekstra kostnader.

Behovet for å kunne profilere seg utad varierer imidlertid sterkt fra selskap til selskap. Selskaper som har lite kundekontakt eller som ikke selger direkte til sluttbrukeren har ofte mindre behov for å kunne profilere seg utad enn firmaer som henvender seg til sluttbrukerne.

Alle har imidlertid behov for en fullgod skilting av virksomheten sin. Skiltene må være godt synlige, lette å lese og klart forståelige. Sørg også for at lokalet du planlegger å leie har skilting som gjør området oversiktlig og lett å finne frem i, slik at du er sikker på at kunder, ansatte og andre ikke vil få problemer med å finne deg.

Har du planer om å bruke bygningen som blikkfang eller har spesielle behov tilknyttet skilting, er det viktig å undersøke
muligheter og begrensninger for dette. Plan og bygningsetaten har strenge regler for skilting og uniformering av fasader, så dette er noe du må kartlegge nøye på forhånd. Dessuten er det mange utleiere som har strenge restreksjoner på skilting og uniformering av fasaden. 

Innemiljø
Inventar er mye mer enn bare møbler. Støynivå, belysning og ventilasjon har sammen med fargevalg og utforming av innredningen mye å si for trivsel, effektivitet og arbeidsmiljøet. Tenk grundig igjennom hva som er viktig for deg og hvilke krav lovverket stiller, før du begynner å lete etter et passende lokale.

Det tekniske opplegget for fremføring av data og teleutstyr kan planlegges slik at det blir minst mulig synlig. For å sikre god flyt i interntrafikken, må innredningen planlegges med dette for øyet.

Dette er normalt et forhandlingsområde med utleier. Er du dyktig kan du få utleier til å tilrettelegge innemiljøet i størst mulig grad før du flytter inn, uten større påslag i husleien. 

Adgang og sikkerhet
Krav til sikkerhet varierer naturlig nok fra selskap til selskap. Tenk imidlertid grundig gjennom dette spørsmålet før du begynner å lete etter et lokale. Noen spørsmål i denne sammenheng er:

·         Har du behov for elektronisk adgangskort og kameraovervåking?

·         Hvor omfattende alarmsystem trenger du?

·         Trenger du et hvelv eller et stort brannsikkert skap for å oppbevare verdier eller viktige dokumenter?

·         Trenger du ekstra sikring av lokalene mot innbrudd? I så fall hvilken sikring?

Det bør være lett å skifte lås, og helst få låser å skifte, dersom nøkler forsvinner. Det bør være installert flere forskjellige nøkkel- og låsesystemer, slik at dette er mulig.

Har man behov for å kunne bruke lokalene utenom ordinær kontortid, er dette også noe du må ta med i betraktningen når du skal leie lokale.

Bruksendring/offentlige restriksjoner
Trenger du særskilt tillatelse for virksomheten din (restaurant, verksted, produksjon m.v.) må du huske på å avklare hvilke offentlige tillatelser og restriksjoner som gjelder for lokalene. Tillatelsene kan sjekkes med relevante offentlige myndigheter. Eventuelle restriksjoner på bygget kan bl.a. sjekkes med Norsk eiendomsregister.

Nyttige Internett adresser
www.eiendomsinfo.no – En offentlig internettside med informasjon blant annet om konkrete eiendommer (Norsk eiendomsregister) og andre nyttige lenker.
www.byggesak.com – Informasjon fra Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune om eiendommer i Oslo og saksgang ved tiltaks- og bruksendring.