Resultat:

Balanse:

• Varesalg, avgiftspliktig og fritt
• Rabatter
• Tap på fordringer
• Innkommet på tidligere avskr.

• Kundefordringer, innland/utland
• Fordring konsernselskap
• Avsetning tap på krav
• Forskudd fra kunder

Bokføring

Det må være adskilte konti for avgiftspliktig omsetning, eventuell avgiftsfri omsetning og omsetning utenfor avgiftsområdet. Bokføring på konto for avgiftsfri omsetning bør være gjenstand for overordnet kontroll.

Fakturering

Fakturering bør skje raskest mulig etter levering.

Kreditnota

Grunnlag for kreditnota godkjennes av overordnet. Enkelte benytter egne nummerserie for kreditnota, eller – hvis det er flere farger på fakturakopi – velges annen farge ved arkiveringen internt. Dette for lettere å holde faktura og kreditnota avskilt fra hverandre.

Rabatt

Rabatten til kundene registreres på egen resultatkonto, klassifisert som korreksjon til salgsinntekt. Det etableres rutiner som sikrer at gitte rabatter er i henhold til avtaler godkjent av overordnet.

Kredittvurdering

Det bør være rutiner som sikrer at nye kunder blir tilstrekkelig vurdert med hensyn til kredittverdighet før produktet/tjenesten blir levert. Her finnes det flere gode webbaserte systemer som kan benyttes.

Kredittgrense

Det bør fastsettes kredittgrense for hver enkelt kunde, og det bør være automatisk sperre for nye ordre når kredittgrensen overstiges. Alternativt kan det automatisk gis varsel om overskridelse av kredittgrensen.

Kredittforsikring

Selskapet kan vurdere å inngå avtale om kredittforsikring for sine fordringer.

Reskonto

Kundefordringer vil normalt være tilknyttet reskonto, ved at hver kunde har egen konto. Ved registrering av flere kunder på samme konto (”diverse kunder”), er det viktig at kontoen løpende følges opp, slik at enkeltposter ikke forblir ubetalt uten at purring foretas.

Aldersfordelt kundereskonto bør gjennomgås med jevne mellomrom, og i alle fall hver måned.

Utlandet

Utenlandske kunder bør registrere på egen hovedbokskonto, tilknyttet reskonto.

Valuta

Hvis en vesentlig del av omsetningen er i utenlandsk valuta, kan det inngås terminkontrakter for å redusere for valutatap.

Forskudd kunder

Forskudd fra kunder kan enten registreres på egen konto i balansen eller på den enkelte kundes reskonto. Ved sistenevnte tilfelle vil kundefordringer være et nettobeløp i regnskapet. I forbindelse med regnskapsavslutning skal forskudd fra kunder presenteres som gjeld, det vil si kredit balanse.

Avstemming

Kundefordringer bør avstemmes med jevne mellomrom ved at reskontoen gjennomgås for rimelighet. Videre bør det i enkelte tilfeller bes om bekreftelse av saldo fra hver enkelt kunde slik at eventuelle uklarheter/uoverstemmelser avklares.

Kundereskonto avstemmes jevnlig (f.eks. hver måned) mot hovedbok. Eventuelt avvik avklares umiddelbart.

Purring/inkasso

Det bør være rutine som sikrer jevnlig purring av forfalte fordringer. Det kan f.eks. gjøres på faste ukedager. Ved purring av fordringer kan det ofte være mer effektivt å ta kontakt med kunden pr. telefon sammenlignet med skriftlig henvendelse.

Selskapet bør ikke ukritisk sende fordringer til inkasso. Enkelte inkassofirma opererer med høye gebyr som enten belastes oppdragsgiver uansett utfall av saken, eller blir fratrukket ved eventuell innbetaling fra kunde. Det kan derfor være lite lønnsomt å sende små fordringer til inkasso.

Renteberegning

Det bør være rutine som sikrer renteberegning av fordring som ikke er betalt innen forfallsdato. Det kan f.eks. gjøres på fast ukedag.

Tap på fordring

Konstanterte tap på fordringer bokføres løpende. Inngående avgift kan da tilbakeføres. Tapsføring bør være gjenstand for overordnet kontroll.

I forbindelse med regnskapsavslutning foretas gjennomgang av fordringsmassen, og det avsettes for kjente sannsynlige tap samt et generelt tillegg for andre fordringer. Inngående avgift kan ikke føres tilbake før tapende er endelig konstantert. Det anbefales derfor å bokføre konstatert tap og endring i tapsavsetning på forskjellige resultatkontoer.

Factoring

Selskapet kan benytte facoringselskap for inndriving samt renteberegning av kundefordringer. Det frigir ressurser internt, samtidig som det kan bidra til at de fleste kunder betaler innen avtalt betalingsfrist. Factoring kan imidlertid medføre relativt betydelig finanskostnader. Mellomværende med facoringselskap avstemmes jevnlig mot hovedbok.

Nr.

Målsetting

Kontroll

1.

Alle leverte varer og tjenester blir fakturert

1

2.

Kundene betaler

2, 3, 4

3.

Innbetalingen bokføres riktig og innen rimelig tid

3, 5, 7

4.

Kreditnota utstedes på grunnlag av godkjent dokumentasjon

1, 6

5.

Kundefordringer er riktig verdsatt, klassifisert og presentert i regnskapet.

7, 8 ,9, 10

Nr.

Interne kontrollrutiner

1.

Fakturagrunnlag

Det foretas jevnlig kontroll av at alle utstedte pakksedler/retursedler blir fakturert/kreditert.

2.

Kredittvurdering, kredittgrense

Før ordre godkjennes, foretas skikkelig kredittvurdering av kunden. For nye kunder følges særskilte rutiner. Det er registrert en kredittgrense for hver kunde. Det er en sperre for registrering av ordre for kunder som vil eller har overskredet kredittgrensen. Det er begrenset adgang til å oppheve sperren, og særskilt skjema må i den anledning fylles ut og godkjennes.

3.

Bokføring av innbetalinger, purring

Innbetalinger bokføres løpende. Forfalte fordringer purres hver uke. Hvis betaling ikke blir gjort etter ytterligere en uke tas kontakt med kunden pr. telefon. Hvis ytterligere purringer ikke føres frem vurderes innsendes til inkassobyrå.

4.

Renteberegning

Renteberegning av for sen betaling foretas hver uke. Før rentenota skrives endelig ut gjennomgås foreslåtte rentenotaer. Purring av rentenotaer følger samme rutine som for vanlige kundefordringer.

5.

Gjennomgang kundereskonto

Kundereskonto gjennomgås hver uke. Eventuelle feilposteringer korrigeres. Eldre eller spesielle poster kommenteres. Hver måned avstemmes reskonto mot hovedbok. Gjennomgått reskonto ved månedslutt leveres overordnet for kontroll og signering.

6.

Kreditnota

Grunnlag for kreditnota godkjennes av bemyndiget person før utstedelse. Normalt blir kreditbeløp værende på kundereskonto i påvente av motregningsbeløp. Utbetaling av kreditnota følger selskapets normale betalingsrutiner.

7.

Konstaterte tap på fordringer

Tapsføring av kundefordringer følger gjeldende lover og retningslinjer, samt interne attestasjonsrutiner. Konstaterte tap føres ut av reskonto/hovedbok, og settes opp på egen liste for manuell oppfølging. Ved eventuell senere innbetaling registreres beløpet som ”inngått på tidligere avskrevene fordringer”.

8.

Avsetning til tap på fordringer

Selskapet har retningslinjer for beregning av nødvendig tapsavsetning. Spesielle saker avsettes for. I tillegg foretas ”en-bloc”-avsetning for øvrige fordringer, basert på tidligere års erfaring og utviklingen i bransjen/samfunnet. Tapsavsetningen føres på egen konto i resultat og balanse.

9.

Valuta

Fordringer i utenlandsk valuta verdsettes etter laveste verdis prinsipp ved regnskapsavslutning.

10.

Bokføring, årsregnskap

Internt og eksternt varesalg er vist på adskilte konti. Kontantrabatt til kunder er ført til fradrag i inntekten. Det foretas tilstrekkelig spesifikasjon og presentasjon av omsetning og kundefordringer i resultat, balanse og noter. Fordringer på konsernnivå vises særskilt.