Dersom du skal føre regnskapet selv, må du velge et regnskapssystem.

Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) av 1998 stiller krav om at:

• Alle opplysninger som påvirker resultat og formue skal registreres.
• Registreringen må minimum inneholde:
  1. dato for utstedelse av bilaget
  2. informasjon om beløp og mengde
  3. regnskapskonto
  4. bilagsnummer.

Når rapportene er kjørt ut og perioden avsluttet, skal registreringene ikke endres. Korreksjoner gjøres med et korreksjonsbilag, eventuelt i inneværende periode dersom aktuell periode er avsluttet. Skal du etterleve dette kravet, kommer du til kort med en regnearkbasert løsning. Regnearkene blir også for kompliserte når du må håndtere moms og reskontro.

Det finnes mange rimelige regnskapsprogrammer ute på markedet. For mange småbedrifter kan enkelte av disse programmene være gode nok. Skal du ha større systemer bør du kontakte flere leverandører for pristilbud og demo.

La en regnskapskyndig (ditt regnskapskontor eller din revisor) hjelpe deg å finne det regnskapsprogrammet som passer best til dine behov.

Et regnskapssystem må være systematisk og oversiktlig. Det skal være tilrettelagt slik at opplysningsplikten overfor myndighetene blir ivaretatt. Rent generelt kan vi si at bedriftens regnskapssystem må oppfylle følgende krav:

1. Datafangst. Alle transaksjoner som er nødvendig for korrekt rapportering må registreres.
2. Dokumentasjon. Alle transaksjoner skal dokumenteres med bilag.
3. Kontrollspor. Det skal være enkelt å finne frem i systemet. 
4. Rapporter. De listene som loven krever må kunne kjøres ut av systemet .
5. Retting. Det skal ikke være mulig å rette bokførte opplysninger etter at aktuell oppgjørsperiode er over.
6. Regnskapssystemet skal dokumenteres slik at det er enkelt å finne ut av systemgenererte poster, koder, m.m.

Forviss deg også om at systemet kan kjøre ut alle lovpålagte rapporter. Det vil si:

• Resultat og balanse skrives ut for hver rapportpliktig periode.
• Regnskapssystemet skal spesifisere alle registrerte opplysninger som ligger til grunn for beløp som er oppgitt i pliktig rapportering.
• For hver rapportperiode skal alle registrerte opplysninger gjengis enkeltvis (bilag for bilag - en såkalt posteringsjournal).

For øvrig er det verdt å merke seg at:

• Hver dags kontantsalg skal spesifiseres
• Kjøp skal spesifiseres på motpart (reskontro - leverandører)
• Kredittsalg som faktureres spesifiseres på motpart (reskontro - kunder)
• Alle fordringer og gjeld skal innarbeides i balansen for hver periode
• Eiernes uttak registreres fortløpende

Det kan også være lurt å velge et system som andre har kompetanse på, slik at du ikke er helt alene i verden når ting skjærer seg etter at du har ført flere hundre bilag.

I tillegg er det viktig å finne ut hvilke krav ledelsen stiller til informasjon. Intern rapportering er imidlertid ikke regulert av lovgivningen. Ønsker du å etablere en e-handelsløsning, bør du se på hvordan det er mulig å integrere en webbasert e-handelsløsning mot regnskapssystemet. Bygger regnskapssystemet på en SQL database, er dette normalt ikke noe problem. Spør imidlertid leverandøren om dette. Tenk samtidig over om det er andre systemer du ønsker å integrere regnskapssystemet mot. Det optimale er å skape et integrert, hvor alle styringssystemene til bedriften er sømløst integrert.