Ansvarlig redaktør og daglig leder for OnNet AS. Utdannet Diplom økonom og -markedsfører fra NMH/BI, med mellomfag i markedskommunikasjon. Det kan ofte være nødvendig å bruke forskjellige hjelpesystemer for å kunne betjene kunder på en god måte og ha et godt forhold til viktige samarbeidspartnere og det offentlige. Det vil være skadelig for en leges næringsvirksomhet om han ikke klarer å holde orden på sine timeavtaler, eller om en håndverker ikke holder orden på sine oppdrag. Ved reklamasjon kan det være viktig å ha oversikt over hva som er avtalt og f.eks. hvor mange timer man har brukt på en jobb. Fra 1. januar 2001 vil det være krav om å ha slike hjelpesystemer for virksomheter der dette er naturlig.
Hvordan
Vareuttak
Regnskapsreglene krever et system for registrering av vareuttak og/eller omsetning til aksjonærer og ledende ansatte. Det er nødvendig for å kunne dokumentere uttak og salg til denne gruppen. Systemet skal gi følgende opplysninger om hvert uttak/salg:
- dato
- ytelsens art
- ytelsens mengde
- pris
Timebestilling
Timebestillingssystem er viktig for alle som utfører tjenester etter timebestilling f.eks. leger, tannleger, frisører osv. Et timesbestillingsystem kan være en bok eller et løsbladsystem eller det kan være et edb-basert system.
Systemet må inneholde opplysninger om:
- tidspunkt for konsultasjon
- kundens navn
- bestillinger som ikke er utført
Slike opplysninger er en del av regnskapet og skal behandles og oppbevares som regnskapsmateriale.
Oppdrags-system
Oppdragssystem er viktig for de som tar på seg oppdrag som utføres over tid. Dette kan være snekkere eller andre håndverkere som påtar seg håndverksmessige oppdrag eller det kan være regnskapsførere eller andre konsulenter som påtar seg oppdrag innenfor sitt fagfelt. Oppdragssystemet kan være en bok eller et løsbladsystem eller det kan være et edb-basert system.
Oppdragssystemet skal inneholde opplysninger om:
- dato for når oppdraget er mottatt
- oppdragsgivers navn og adresse
- oppdragets art med angivelse av senere endringer
- dato for ferdigstillelse av oppdraget
- medgåtte timer og andre ytelser
Slike opplysninger er en del av regnskapet og skal behandles og oppbevares som regnskapsmateriale.
Timelister
Et timeregisteringssystem er nødvendig for de som fakturerer arbeidsinnsatsen på timebasis. For dem som utfører oppdrag over tid med fast pris bør timelistene vise tidsforbruk på det enkelte oppdrag, og dermed om oppdraget har vært lønnsomt. Slike opplysninger er en del av regnskapet og skal behandles og oppbevares som regnskapsmateriale.
Avtaler
Avtale- og bestillingssystemer er nødvendige når du har enkeltleveranser. Både salg og vesentlige innkjøp skal registreres i et slikt system. Hvis du f.eks. kjøper og selger dyre forbruksvarer, bør bestillinger og avtaler om leveranser registreres med en gang bestilling skjer. Et slikt system kan inneholde f.eks.:
- Avtaledato
- Hvem avtalepartene er
- Hva som skal leveres (art og mengde)
- Avtalt pris
- Dato for levering
- Referanse til dokumentasjon.
Lagersystem
Lagersystemer er nødvendige i bl.a. produksjonsbedrifter der man bearbeider/foredler varer og for en del virksomheter som selger produkter som er pålagt særavgifter. Et lagersystem gir oversikt over hvor langt i produksjonsprosessen en vare har kommet. Et lagersystem kan gi følgende opplysninger:
- tilgang, avgang og beholdning av ferdige varer, ev. råvarer og varer under arbeid.
- varens art,
- kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet)
- verdi for hver enkelt vare
- varelageret skal kunne spesifiseres på varegrupper. Varer som er fritatt for merverdiavgift skal kunne skilles ut og vises som egen gruppe. Ukurante varer skal vises som egen gruppe.
Prosjektregnskap
Prosjektregnskap skal føres av alle som har oppdrag i bygg- og anleggsbransjen der oppdragets verdi er over kr 100.000 (3 ganger folketrygdens grunnbeløp etter reglene i ny regnskapslov). Et prosjektregnskap er en oppstilling over inntekter og kostnader per oppdrag. Dette vil som regel regnskapsfører kunne sette opp. Regnskapsfører er imidlertid avhengig av at du gir oversikt over hvilke prosjekter du arbeider med til en hver tid og merker bilag med hvilke prosjekt de vedrører
Betaling av regninger
Systemer for betaling av regninger er viktig for å ha oversikt over hvilke regninger som til en hver tid skal betales.
Salg på kreditt
System for oppfølging av salg på kreditt er viktig for å sikre at du får inn de pengene du har krav på så raskt som mulig.
Varetellingslister
Varetellingslister skal utarbeides hvert år. Beholdningen av varer må telles opp og grupperes. Varetellingslisten skal inneholde følgende opplysninger:
- varens art
- kvantum (med tydelig angivelse av måleenhet)
- verdi for hver enkelt vare
- varelageret skal kunne spesifiseres på varegrupper. Varer som er fritatt for merverdiavgift skal kunne skilles ut og vises som egen gruppe. Ukurante varer skal vises som egen gruppe.
Kilde: Skatteetaten