Skill mellom følgende bilagskategorier i bilagspermen:

En vanlig måte å sortere billagstypene på er denne:

Bilagstype	Sorteringsrekkefølge
Utgående fakturaer/inntektsdokumentasjon (salg)	numerisk
Inngående fakturaer (kjøp)	datoorden/alfabetisk
Kassebilag	datoorden
Bank	datoorden
Diversebilag	datoorden

Har du mange bilag bør du bruke én ringperm pr. regnskapsperiode. La de eldste bilagene ligger bakerst i bilagspermen for hvert skilleark. De nyeste bilagene ligger på toppen. Regnskapsføreren vil alltid starte bakerst i ringpermen og jobbe seg fremover mens han (hun) nummererer bilagene fortløpende.

Inngående fakturaer:
Sett av tid til å gå gjennom posten hver dag. Kontroller straks inngående faktura mot mottatte pakksedler. Stemmer fakturert kvantum med mottatt kvantum og kvalitet?
Er fakturaen OK kan du straks attestere fakturaen og sette den inn i bilagspermen. Ved store bilagsmengder kan det være en fordel om fakturaene sorteres alfabetisk før de sendes regnskapsfører. Dersom du bruker nettbank, kan du legge inn betaling ved forfall. Bruker du brevgiro må du rive av girodelen og sette giroen i et forfallssystem. En liten pappeske hvor giroene kan stå på høykant sortert etter forfall vil gjøre nytten.

Husk at fakturaen skal tas med, selv om fakturaen ikke er betalt ved periodens utløp.

Datoen på bilaget (bilagsdatoen) avgjør om bilaget tilhører perioden eller ikke. Dersom du mottar en faktura i påfølgende måned på en vare/tjeneste som ble levert i foregående måned, skal kopi av denne fakturaen legges inn i bilagspermen med påskrift "kopi - tidsavgrenses". Dersom du mottar en faktura på en leveranse som skal skje i neste periode, skal fakturaen bokføres som forskuddsbetalt kostnad. Kostnaden påløper først når leveransen finner sted.

Utgående fakturaer:
Utgående fakturaer skal være forhåndsnummerert. Før bilagene sendes regnskapsfører må det foretas en nummerkontroll for å påse at alle fakturaer er til stede.

Kassebilag:
Kassebilag sorteres i henhold til kassekladd med laveste nummer nederst.

Bankbillag:
Bankbilag settes inn fortløpende etter hvert som de blir inn-/utbetalt med eldste dato nederst. Bilagene bør kontrolleres mot bankens kontoutskrift før de sendes regnskapsfører for å påse at det foreligger bilag på alle inn- og utbetalinger. Bilagene kan med fordel sorteres i to bunker, en for innbetalinger og en for utbetalinger. Dersom du benytter flere bankkonti i virksomheten, bør disse sorteres hver for seg.

Andre billag:
Andre bilag settes fortløpende inn i permen, eldste dato nederst.

Behandl utgiftsbilagene som verdipapirer!<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /><o:p></o:p>

Regninger og fakturaer på kostnader er verdipapirer. Har du ikke et gyldig bilag kan du ikke trekke fra kostnaden ved likningen. Du kan heller ikke trekke fra inngående merverdiavgift. En faktura på 12 300 kroner kan gi rett til fradrag på 2 300 kroner i merverdiavgift og minst 2 800 kroner i skatt. Til sammen vil denne fakturaen være verdt over 5 000 kroner og bør behandles deretter. <o:p></o:p>

Hvordan:<o:p></o:p>

• Fullstendige utgiftsbilag
  Be selger om å få fullstendig utfylte utgiftsbilag. Et utgiftsbilag skal inneholde de samme opplysninger som en salgsfaktura. <o:p></o:p>
• Oppbevar regninger og fakturaer på en ordnet og betryggende måte.<o:p></o:p>

10 års oppbevaring
Regnskapslovens §2-7 slår fast at følgende regnskapsmateriale skal oppbevares i 10 år:

• årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning
• pliktige rapporter som nevnt tidligere
• nummererte brev fra revisor
• nummererte bilag
• løpende og avsluttede avtaler (eks. husleiekontrakter i utleiebygg) unntatt for enkeltleveranser
• korrespondanse som gir vesentlig informasjon i tilknytning til en registrert opplysning
• timelister.

Regnskapsmaterialet skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse og tyveri. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.