Ut i fra dette kan vi si at målstyringsarbeidet normalt vil være delt inn i tre faser:
1. Selve målsettingsarbeidet
2. Gjennomføringsarbeidet
3. Resultatoppfølgingsarbeidet
Alle fasene er like viktig for at målstyringen skal fungere, og alle har sine spesielle problemer. Vi skal her se litt nærmere på noen av dem:
1. Målsettingsfasen
I praksis starter målstyringsarbeidet med at du inviterer dine medarbeiderer til en diskusjon om hvilke resultater man skal gå inn for i neste budsjett- eller målperiode. I denne diskusjonen er det naturlig å trekke inn all tilgjengelig informasjon om resultater hittil og prøve å skape en klar erkjennelse hos alle om hvor man står både når det gjelder resultatene hittil og krav til resultater videre fremover. En slik erkjennelse innebærer også å få på bordet alle nåværende og potensielle hindringer og utfordringer i arbeidet med å få frem ønskede resultater. At de største utfordringene og hindringene ofte ligger i samspillet mellom de ansatte, betyr at denne problemstillingen må tas like alvorlig som de mer saklige økonomi og teknikkspørsmål.
For å sikre seg personlig forpliktelse fra hver enkelt ansatt i målsettingsarbeidet er det viktig at folk får muligheter til å tenke seg om og får tilstrekkelig tid til å bearbeide sine forslag til arbeidsmål. Dette oppnår man ved å avslutte arbeidet med et formelt besluttende målsettingsmøte som siste ledd i målsettingsarbeidet. Til beslutningen om mål er fattet, er det fritt rom for diskusjon og synspunkter. Etter at målene er besluttet, brukes all energi på å nå disse. Hver enkelt har en forpliktelse til nødvendig handling og full lojalitet til den enighet man har oppnådd.
For å hjelpe deg i gang, finner du under et utkast til målsettingsmøte:
1. Send ut et skriv til alle ansatte/involverte parter i god tid før møte. Fortell dem hva møte går ut på, og oppford dem til å bruke tiden godt til å tenke igjennom sine egne visjoner, tanker og mål. Gjør samtidig nødvendige budsjettforslag og evt. andre nødvendige styringsdata kjent.
2. Felles mål og den enkeltes mål klarlegges
Den enkelte leder/ansatt (alt ettersom hvor stor bedriften er) legger frem sine forlag til arbeidsmål. Gruppen diskuterer alle forslagene og man hjelper hverandre til å komme frem til en felles målsetning og deretter til å få samstemmighet mellom denne og de enkeltes arbeidsmål. Evt. korrigeringer i budsjetter og produksjonsplaner foretas samtidig.
3. Gjensidig avhengighet og forutsetninger klarlegges. Gruppen diskuterer hvilken hjelp og støtte den enkelte må ha fra de andre, hvilke hindringer som må overkommes, hvilke tiltak og forandringer som må til for at hver enkelt skal nå sine arbeidsmål.
4. Vurdering av møte
Gruppen bør til slutt vurdere sitt eget arbeid i målsettingsmøtet. Fikk man reell enighet om felles mål? Er noen fremdeles uenig? Hvorfor? Fikk alle delta? Dominerte noen få? Var det åpenhet, tillit og hjelpsomhet til stede? m.m.
5. Gruppens resultater dokumenteres
Alt man blir enig om og er uenige i må skrives ned. Ellers får man ikke noe konkret å vurdere resultatet mot i oppfølgingsmøte.
6. Avtal konkret tidspunkt for ett eller flere oppfølgingsmøter som skal gjennomføres før neste målsettingsmøte. Dvs. møte hvor de endelige målene blir vedtatt.
For at møtene skal bli effektive, er det en forutsetning at du har en viss kontroll over dem.
Følg derfor spillereglene i interne møter:
1. Gå i møte forberedt!! (Meget viktig!)
2. Snakk en om gangen
3. Lytt til hverandres synspunkter og kommentarer.
4. Ikke del ut drepende bemerkninger, men hjelp hverandre slik at kreativitet og deltakelse opprettholdes.
5. Del på taletiden - ingen skal holde det gående hele tiden.
6. Alle skal ha like muligheter til å delta, fordi vi alle har like mye å bidra med.
7. Unngå å bare stille eller fremme spørsmål og problemer til gruppen.
8. Hold deg til saken - ikke gli ut.
9. Vær saklig og bruk korte innledninger - kom raskt til poenget.
10. Angrip ikke personen, men saken.
11. Vis respekt for andres meninger.
12. Møt presist! (Meget viktig)
PS! Har du en positiv innstilling til det du holder på med, ser du mulighetene. Er du negativ får du kun øye på hindringene og farene.
2. Gjennomføringsfasen
Nå er det på tide å gjennomføre det som man har vært med på å avtale. Mange kommer aldri til denne fasen. De kverulerer, diskuterer, tviler og tenker. Resultater skapes gjennom handling ikke tenking - husk det.
Din jobb som leder er her å sørge for at gruppen (organisasjonen) og de enkelte individene jobber optimalt med sine arbeidsmål. Begge deler er like viktig siden man er avhengig av at alle samarbeider for å nå målsettingene. Hver enkelt har sine personlige arbeidsmål, avdelingen / gruppen har sine mål og organisasjonen under ett har felles arbeidsmål.
Tankegangen bak kvalitetssirkler og resultatrettet ledelse er at man skal løse problemer med samlede ressurser og arbeide som et team. Det betyr i praksis utstrakt gruppearbeid, og gruppemål (arbeidsmål for arbeidsgrupper).
3. Oppfølgingsfasen
Ved utgangen av den avtalte tidsperioden - eller oftere - skal man vurdere fremgangen og fremdriften i arbeidet mot å innfri arbeidsmålene. Her får alle en mulighet til å sammenligne forventede resultater med reelle resultater, og foreta nødvendige korreksjoner.
Interessen bør her dreie seg om de oppnådde resultatene. Møte skal ikke rettes mot personens personlighet eller karaktertrekk, men mot den enkeltes prestasjoner.
Hensikten er å kartlegge hvilke tiltak som var effektive og hvem som var "døfødte". Her finner man ut hva som må til for å holde kursen, forandre den, bli enige om nye tiltak og legge grunnlaget for nye arbeidsmål. Det er viktig oppfølgingen blir lagt opp slik at de involverte lærer mest mulig av det arbeidet de har gjort.
Ansvarlig redaktør og daglig leder for OnNet AS. Utdannet Diplom økonom og -markedsfører fra NMH/BI, med mellomfag i markedskommunikasjon. 