Ansvarlig redaktør og daglig leder for OnNet AS. Utdannet Diplom økonom og -markedsfører fra NMH/BI, med mellomfag i markedskommunikasjon. For å løse konflikter mellom enkeltindivider eller grupper i organisasjonen vil det som regel være hensiktsmessig å bringe inn en nøytral tredjepart, når partene ikke selv klarer å komme fram til enighet. Vi skal her se litt nærmere på hvilke forhold en «meklingsmann» bør være oppmerksom på.
Premisser for konfliktløsing
For å få et best mulig utgangspunkt for konfliktløsningen, bør følgende forhold være oppfylt før man prøver å løse konflikten:
a) Partene må møtes ansikt til ansikt og sette seg ned å definere hva de er uenige om.
b) Partene må være enige og villige til å jobbe med og bidra til å løse konflikten
c) Det må planlegges hvem som skal gjøre hva, hvor og innen når.
d) Begge må forplikte seg til å akseptere løsningen man kommer frem til på problemet, før konfliktløsningen starter.
Destruktive forhold
Når man starter prosessen som skal løse konflikten, er det en forutsetning at man slår ned på forhold som kan være destruktive eller som motparten oppfatter som provoserende. Da dette kan forsterke eller forlenge konflikten. Eksempler på forhold man slå ned på, er:
- for mye "kamppreget" atmosfære
- for lite samarbeidspreget
- manglende kompromissvilje
Får slike forhold utvikle seg, vil resultatet som regel bli at begge partene går ned i skyttergravene sine eller at de trapper opp konflikten. Men selv om du klarer å skape en atmosfære for konfliktløsningen som ikke er preget av kamp, motvilje, og mistro, har du ingen garanti for at du klarer å løse konflikten. Enkelte ganger vil konflikten blir stående uløst fordi en av partene velger å:
- Skyve problemet bort eller "under teppe"
- Bortforklarer uenighet
Som leder er din oppgave å sørge for at dette ikke skjer. Alle konflikter må løses. Hvis ikke vil de bli spøkelser som stadig dukker opp igjen.
"Timing"
Skal man løse en konflikt er det viktig å finne et tidspunkt som passer partene som er involvert i konflikten. Ingen av partene skal føle seg presset. Sørg for at alle er enig om tidspunkt og sted for drøftingene. Prøv å velg et så nøytralt møtested som mulig.
For mye snakking
Det er typisk at partene bruker mye tid, har lange innlegg, og forsøker å si så meget som mulig når en har ordet. Det fører til at motparten hører de første påstandene eller beskyldningene, før han så blir sittende å tenke ut motargumenter. Motparten går dermed glipp av det meste som sies, og dermed også av viktig informasjon. Dessuten blir det ofte sagt så mye i et innlegg at det blir umulig å følge det opp på en skikkelig måte. Vær oppmerksom på dette, og slå ned på:
- Når noen snakker for lenge
- Ikke hører hva den andre sier fordi en forbereder sitt eget motinnlegg.
Uheldig språkbruk
Legg vekt på språkbruken. Man skal løse konflikten ikke forsterke den. Legg derfor vekt på at språkbruken er preget av:
- Minst mulig skyldplassering. Ikke jakt på syndebukker.
- Mye bruk av såkalte "jeg utsagn".
- Bevis og dokumentasjon.
- Saklighet.
- At man holder seg til saken.
- At man angriper problemet og ikke personen i sakskonflikter. I relasjonskonflikter må man nødvendigvis prate om personer.
Man reagerer minst like sterkt på såkalte non - verbal kommunikasjon som ordinært språk. I en konfliktsituasjon blir det gjerne sterke reaksjoner av kroppsspråk - karakter. Som konfliktløser må man være oppmerksom på dette, og søke å dempe slike ting som volumøkning (Heving av stemmen), pekefingerbruk, tonefall av ironi, spydigheter eller annen negative utspill som virker provoserende.
Sviktende aggresjonskontroll
I konflikter blir ofte folk sinte og rasende. Det er menneskelig å bli opptatt av aggresjonens form: "Hvorfor i herrens navn kastet du stolen, slente døra osv?. Imidlertid er aggresjonen et uttrykk for at en frustreres over et HINDER som står i veien for det man ønsker å oppnå. Spør heller om hva personen EGENTLIG var ute etter.
Drøft deretter om ikke det kan oppnås med andre midler enn bruk av sinneuttrykk. Formålet og målet er viktigere og mer fruktbart å få fram enn å bli avsportet av snakk om aggresjonens form. Spør: "-Hva er det du egentlig ønsker eller har som mål/formål?".
Stressfaktoren
Dersom folk er stresset opplever de gjerne alle situasjoner som mer truende enn de kanskje egentlig er. Man blir mindre i stand til å se alle nyansene, være åpen for kreative og fleksible løsninger. Stressede folk tenger i stor grad svart/hvitt og tar ikke ordspill, fleip og morsomheter lett, men oppfatter det konkret og helt alvorlig. Oppmerksomhetskapasiteten er redusert og evnen til å se ting fra andres synsvinkel betydelig redusert. Forsøk derfor å legge så mye som mulig i å hjelpe deltakerne til å slappe av. Løs opp stemningen og situasjonen av og til med pauser; lett og ledig prat innimellom og aktivitet som fremmer fellesskap som f.eks. kaffe og røykepauser.