I alle grupper vil det over tid utvikle seg en struktur av roller og relasjoner mellom gruppemedlemmene. I likhet med organisasjons-strukturen, vil de fleste grupper utvikle både en formell- og en uformell struktur. Selv om det ofte er de uformelle gruppestrukturene som gjør det mulig for en gruppe å utføre en oppgave skikkelig, hender det like ofte at det er disse strukturene som gjør det vanskelig for gruppen å fungere på et høyt nivå. Av den grunn er det viktig at man fokuseres både på den formelle- og uformelle gruppestrukturen når man skal danne eller omorganisere en gruppe.

Før man kan begynne å tenke på valg av gruppestruktur, bør man tenke gjennom følgende problemstillinger:

1. Hva er oppgavens karakter?

De fleste oppgaver varierer i kompleksitet. Enkelte arbeidsoppgaver rutinemessige, mens andre er kompliserte, uklare og uforutsigbare. Man bør derfor først finne ut hva gruppen skal gjøre før man begynner å tenke på strukturen.

Selv om det burde være en selvfølge at man skaffer seg en oversikt over hva som skal gjøres, før man begynner å strukturere gruppen, syndes det mye mot dette punktet. Resultatet blir at alle utvikler sin egen oppfatning over hva som kreves for å nå et mål. Å bli enige om gruppens oppgavene er imidlertid mer enn å sette opp mål for gruppen. Mål er selvfølgelig en viktig del av oppgaven, men måten man knytter forbindelse mellom målene og virkemidlene, er minst like viktig. Hva er målet ? Hvilken strategi skal gruppen følge ? Hvordan skal taktikken legges opp ? Hvordan kan arbeidet grupperes ? osv.

Bolman & Deal har i sin bok «Nytt perspektiv på organisasjon og ledelse» listet opp en rekke spørsmål som man bør besvare i denne fasen:

• Hva er vi blitt bedt om å gjøre ?
• Hva er de ønskede målene ?
• Hvor klare er målene, og hvor lett vil det være å avgjøre når vi har nådd dem ?
• Kan oppgaven deles inn i deloppgaver ?
• Må noen trinn gjennomføres før andre ?
• Hvor forutsigbare er de sakene vi skal behandle?
• Er noen av deloppgavene mer rutinepregede enn andre ?
• Hvordan fordeler vi de enkelte deloppgavene?
• Hvilke kriterier eller standarder vil gjelde for en deloppgave ?
• Hva er det laveste arbeidsnivået som vil være  akseptabelt ?
• Hva er det optimale resultatnivået ?

Når mål og arbeidsoppgaver er kartlagt, gjelder det å finne en hensiktsmessig fordeling av oppgavene. Hvem skal ha ansvaret for de ulike oppgavene ? Hvordan skal kommunikasjonen foregå ? Hvilket resultater skal hver enkelt produsere? osv. Den sikreste måten å få en oversikt over strukturproblemene som kan tenkes å dukke opp under organiseringen av gruppen, er å konstruere et flytskjema som viser de hvilke faser hver enkelt oppgavene må igjennom for å få jobben gjort.

2. Hvordan er omgivelsene ?

Grupper eller team fungerer aldri isolert. De er alltid en del av en større helhet. Enkelte grupper har resten av organisasjonen som aktuelle omgivelsene. Andre grupper har mer direkte kontakt med kundekretser o.l. utenfor organisasjonen. Skal en gruppe fungere tilfredsstillende, er det en forutsetning at man vet hvilke forhold i omgivelsene som påvirker, og som kan tenkes å påvirke gruppens arbeid og effektivitet. Ved å utarbeide en fullstendig oversikt over omgivelsene man arbeider i, oppdager man lettere potensielle problemer i strukturen, og det blir enklere å sørge for at gruppen tilfredsstiller kravene omgivelsene stiller til gruppen. Å utvikle et kart over omgivelsene og å forstå de sentrale relasjonene til dem er med andre ord, nesten like viktig som å bestemme hva arbeidet skal består i.

Bolman & Deal (1994) anbefaler at man i denne fasen av gruppestruktureringen stiller seg følgende spørsmål:

• Hvem er nøkkelaktørene, eller hva er nøkkelbegivenhetene utenfor gruppen ?
• Hvem eller hva i de ytre omgivelsene er avgjørende for å få utført oppgaven ?
• Hvilke ressurser trenger gruppen ?
• Hvor sikre kan gruppen være på at ressursene vil være der når gruppen trenger dem ?
• Hva forventer eksterne aktører eller grupper av oss ?
• Hvor stabile er de ytre forholdene ?
• Vil det finne sted noen forutsigbare endringer i nær framtid ? I fjern framtid ?

Å kartlegge omgivelsene innebærer ofte en rekke strukturelle implikasjoner, men det er viktig å være klar over at forbindelsene mellom en gruppe og dens omgivelser er like viktig som forbindelsen innen gruppen (Bolman/Deal-94).

3. Hvordan kan vi tydeliggjøre roller og relasjoner og samordne våre krefter.

Når arbeidsoppgavene og omgivelsene er kartlagt og definert, kan man begynne å utforme den formelle gruppestrukturen.

Et organisasjonskart kan identifisere roller og maktforhold. Men i de fleste grupper eller team er det behov for en mer detaljert forståelse av hvem som skal gjøre hva, og hvert medlems forhold til de andre. Før den påbegynner arbeidet, kan en gruppe komme fram til et sett ansvars- og funksjonsforhold. Oppgaver, omgivelser, tid, kvalifikasjoner og individuelle behov er alle viktige forhold som påvirker utformingen av en funksjonsdyktig struktur (Bolman/Deal-94).