En database er et elektronisk arkiv som kan sammenlignes med et manuelt arkivskap. Forskjellen er bare at informasjonen blir lagret i et elektronisk lagringsmedium (som regel en harddisk), istedenfor på papir i et arkivskap. Det gjør det enklere og raskere å finne tilbake til informasjonen, samtidig som informasjonen blir tilgjengelig for alle som er knyttet til databasen via internt nettverk eller modem, istedenfor bare de som har tilgang på arkivskapet.

Eksempler på databaser de er biltilsynets bilregister, folkeregisteret, Brønnøysund registrene og politiets strafferegister. De fleste organisasjoner har i dag utviklet egne databaser som inneholder informasjon om kunder, produkter o.l. Som regel er disse databasene koblet sammen slik at det skal være mulig å kombinere opplysninger fra flere databaser samtidig. Skal man registrere en ny ordre, henter man produktinformasjonen man trenger på ordren fra (produktgruppe, produsent, type, variant o.l.) fra produktbasen, mens kundebasen henter opp de opplysningene vi allerede har om kunden (navn, adresse, telefon, tidligere kjøp o.l.). Ved å koble disse to databasene opp mot hverandre slipper vi å registrere informasjon som organisasjonen allerede har. Etter at ordren er ferdig registrert blir den automatisk oppdatert i flere andre databaser som er koblet til ordredatabasen. F.eks. kan ordren automatisk bli oppdatert i lagerbasen (salget medfører at varelageret reduseres og den må ekspederes), regnskapet (salget må bokføres), selgerbasen (selgernes provisjon beregnes på grunnlag av hver enkelt sin omsetning) og kundebasen (for å vite hvor mye de enkelte kundene handler blir ordren oppdatert i kundehistorikkbasen) osv. Som man skjønner er kombinasjonsmulighetene nærmest uendelig. Den er nesten bare fantasien og forstanden som setter begrensningene. Men som man også skjønner, er disse databasene av avgjørende betydning for organisasjonens effektivitet. Databasene er selve hjertet i organisasjonens interne informasjonssystem. Det er mulig å få kjøpt ferdig lagde databaser, men det sier seg selv av slike “standard” databaser ikke på noen måte kan oppfylle det informasjonsbehovet som hver enkelt organisasjon har. Til det er organisasjonene for ulike. Hadde alle brukt de samme “standard” databasene ville dessuten alle organisasjonene stort sett sittet med den samme informasjonen, og det gir jo ingen noen konkurransefordeler (informasjon er dagens viktigste konkurransemiddel).

Skal man oppnå konkurransefordeler og effektivitet må man bygge opp databasene man trenger selv. Det gjør man ved å kjøpe et databaseprogram. Dvs. et dataprogram som gir deg muligheten til å konstruere din egen database. De mest solgte databaseprogrammene for PC er i dag:

* Microsoft Access

* Microsoft SQL

* mySQL

* Oracle SQL

Vi skiller mellom to grunnleggende ulike former for databaser:

·      Databaser med flate filer

·      Relasjonsdatabaser.

I en database med flate filer blir alle dataene om et emne samlet i en fil eller tabell. Skal du f.eks. lage en bokdatabase, blir alle dataene om boka samlet i en fil. Dette kan sammenlignes med oppbyggingen av et manuelt kartotek. Slike databaser kommer imidlertid som regel til kort når dataene blir mer komplekse. De egner også dårlig til behandling av store datamengder.

Hva er så relasjonsdatabase? Sterkt forenklet kan man si at en relasjonsdatabase er en database som brukeren kan oppfatte som en samling tabeller og intet annet. Ved hjelp av ulike funksjoner kan dataene i tabellene manipuleres slik at nye tabeller blir resultatet. I en relasjonsdatabase blir ulike informasjonstyper samlet i egne tabeller. Senere kan du så koble sammen disse tabellene for å få fram den informasjonen du er ute etter. Når man bygger en kundebase finner man basisinformasjon som f.eks. firmanavn, adresse, telefon/fax og kontaktperson i en tabell. En annen tabell kan så inneholde informasjon om kjøpshistorikk som danner grunnlaget for rabattpolitikken. Senere kan du så koble sammen disse to tabellene og hente ut den informasjonen du ønsker. Resultatet kan du se i en tredje tabell. Alle databaser som tar sikte på å lagre og sortere store datamengder er relasjonsdatabaser.

I de påfølgende artiklene finner du en forklaring på de viktigste begrepene som brukes i oppbygningen av ER - modeller, og en kort forklaring på hvordan disse begrepene kan brukes i konstruksjonen av en egen database (informasjonssystem).