Alle organisasjoner har en informasjonsstruktur. For å studere organisasjonens informasjonsstrukturen kan det være hensiktsmessig å dele denne strukturen opp i tre understrukturer:

Med Kontekstuell struktur menes hvordan informasjonen blir behandlet fra den foreligger som rådata, dvs. data av typen: 8,90,  22 10 55 63,  10.09.95,  123AS, til den foreligger som kunnskap og visdom.

Den kontekstuelle strukturen består av ulike informasjonsnivåer. Det laveste nivået er rådata, mens det høyeste er visdom. Mellom disse to nivåene finnes det en rekke mellomnivåer som informasjonen må bevege seg igjennom for å bli omdannet til visdom. De ulike informasjonsnivåene i den kontekstuelle strukturen er vist i illustrasjonen under.

Hvordan den kontekstuelle strukturen fungerer blir påvirket av både den teknologiske- og logiske strukturen i organisasjonen, men disse strukturene vil ikke være avgjørende for effektiviteten i den kontekstuelle strukturen. Det avgjørende i denne sammenheng vil være de menneskelige ressursene.

Med teknologisk struktur mener vi hvordan organisasjonens tekniske infrastruktur er oppbygd. Bruker man f.eks. fortsatt arkivskap for å lagre informasjon, eller har man gått over til elektroniske lagring i databaser ? Skrives brevene på skrivemaskiner eller Pcèr ? Har selgerne mobiltelefoner ? Hvilken hardware benyttes ? osv.

Den teknologiske strukturen angir hvilke fysiske hjelpemidler som benyttes i informasjons- og kommunikasjonssammenheng i organisasjonen. Sentrale spørsmål i den teknologiske strukturen er:

·      Hvordan skal vi lagre informasjonen ?

·      Hvordan skal vi presentere informasjonen ?

·      Hvordan skal vi distribuere informasjonen ?

Når det gjelder organisasjonenes teknologiske struktur har vi fått et paradigmeskifte de siste ti årene. Utviklingen har gått fra analoge til digitale medier.

Organisasjonens logiske- og teknologiske struktur henger nøye sammen. Dette fordi den logiske strukturen angir informasjonens logiske innhold/struktur.

Den logiske strukturen i informasjonen blir imidlertid ikke kun bestemt av den teknologiske infrastrukturen i organisasjonen. Den blir også i stor grad påvirket av hvem som utarbeider informasjonen. Ulike personer vil legge vekt på ulike egenskaper og kriterier.