Økt konkurranse og pressede fortjenestemarginger gjør at stadig flere bedrifter oppnå mer med hjelp av færre mennesker. Derfor blir det stadig viktigere at personalstaben består av særdeles dyktige personer. Noe som igjen betyr at bedriften trenger mål som forteller noe om personalbehovet fremover, hvordan de skal rekrutteres, motiveres, trenes, utdannes/utvikles, effektiviseres, avlønnes, samarbeide osv.

For å sikre at organisasjonen ikke havner i dissharmoni med markedet eller sitt verdikjede-system trenger bedriften i tillegg en organisasjonsstrategi som omhandler hvordan organisasjonsstrukturen skal utvikle seg. Dvs. en angivelse av hvordan organisasjonen skal være bygd opp m.h.t.:

• Mål
• Strategi og regler
• Roller, normer og holdninger/verdier
• Spesialisering
• Samordning
• Koblinger
• Oppgaver
• Tekniske systemer/kjernekompetanse
• Omgivelser

I denne delen av nettstedstrategien er oppgaven å angi hvilken konsekvenser satsningen vil få for organisasjonsstrukturen og hvordan de organisatoriske endringene skal integreres med informasjonsstrategien.

Start denne delen av Internett strategien med å stille deg selv følgende spørsmål:

1. Hvordan kan bedriftens verdikjede og verdikjede system effektiviseres gjennom å ta i bruk dagens og fremtidens Internett teknologi?
2. Hvordan kan bedriften rekruttere nye medarbeidere, forenkle opplæringen og kompetanseoverføringen, øke den enkeltes kompetanse og ivareta de krav lov om Intern kontroll setter til virksomheten ved bruk av Internett teknologi?

Rett ikke bare fokuset mot verdiaktivitetene i bedriftens egen verdikjede. Let også etter hvordan en Internett satsningen kan skape:

• mer produktive verdiaktiviteter og forbedre informasjonsflyten
• bedre og mer lønnsomme bindeledd mellom verdiaktivitetene (kjerneaktiviteter + støtteaktiviteter)
• nye samhørighetsforhold mellom verdikjedene i bedriftens verdikjedesystem
• nye samhørighetsforhold mellom de ulike forretningsområdene bedriften opererer på i dag eller som de går med planer om å gå inn i.

Tenk utradisjonelt og ta for deg alle sider ved den organisatoriske base. Gå ikke i fellen og nøy deg med å automatisere og digitalisere eksisterende arbeidsoppgaver. Prøv å gjør noe med jobbinnholdet og arbeidsoppgavene også. Det er her det virkelig store fortjenestepotensialet ligger.

Sett Internett teknologien i sentrum, og still deg selv følgende spørsmål:

• Hvordan kan virksomheten, informasjonsflyten og arbeidsoppgavene utføres ved bruk av Internett teknologi?
• Hva vil dette kreve av ressurser og penger?
• Hvordan passer disse mulighetene med bedriftens eksisterende virksomhet og planer?
• Hvordan kan disse mulighetene integreres med bedriftens eksisterende virksomhet og planer?
• Har bedriften ressurser og vilje til å realisere disse mulighetene?

Sett deretter opp et overordnet mål og velg en hovedstrategi for satsningen.

Tar vi utgangspunkt i en tradisjonell personal strategi som består av delelementene som er vist i modellen under, kan for eksempel et nettsted brukes på følgende måte:

Figur - Personalstrategien

Rekruttering:
Internett har vist seg i de senere år å være den mest effektive rekrutteringskanalen i Norge. Noe som skyldes at potensielle arbeidssøkere raskt og enkelt kan søke seg gjennom tusenvis av stilling ledig annonser og finne frem til de stillingene som er aktuelle for dem.

I din personalstrategi bør du vurdere om du skal etablere et eget rekrutteringssenter på dine nettsider eller om du skal utelukkende basere deg på kjøp av annonseplass hos de ulike arbeidsformidlingene på Internett.

Velger du å etablere et eget rekrutteringssenter, kan du velge en av to strategier:

1. Intern rekruttering: - Er målet å rekruttere internt eller fra forhandlerapparatet, er løsningen å lage et rekrutteringssenter som legges ut på bedriftens intranett eller ekstranett.

2. Ekstern rekruttering: - Ønsker du flest mulig søkere til bedriftens ledige stillinger, er løsningen å lage et åpent rekrutteringssenter. Dvs. et rekrutteringssenter som er integrert i bedriftens offisielle nettsider på Internett.

Med rekrutteringssenter menes: - En database som inneholder alle ledige stillinger i bedriften, kjeden eller konsernet, med detaljinformasjon om hver enkelt stilling, og hvor brukerne kan søke etter de stillingene som passer dem. F.eks. etter stillingstype, geografisk beliggenhet, arbeidstid, arbeidsform eller lignende parametere.

Tilsetning:
Utvikler bedriften et eget rekrutteringssenter kan også tilsetningsprosessen forenkles i mange tilfeller gjennom nettsidene. For å få en grovsiling av aktuelle kandidater kan man f.eks. utvikle ulike former for predefinerte spørreskjemaer som man ber jobbsøkerne fylle ut. Dette kan være alt fra utfylling av CV (avdekking av formelle kvalifikasjoner) til mer personlige opplysninger som skal avdekke psykografiske eller sosiografiske variabler (avdekking av personlige egenskaper) ved søkerne.

Opplæring:
Gjennom å utvikle et interaktiv opplæringsprogram som legges ut på bedriftens nettsider, kan de aller fleste bedrifter av en viss størrelse oppnå store effektiviserings- og kostnadsgevinster.

Selv om det koster noe å utvikle et eget interaktiv opplæringsprogram, blir besparelsene i det lange løp som regel langt større enn kostnadene.

Fordelene med denne form for opplæring er mange. Noen av de mest åpenbare er:

• De ansatte kan lære når de selv vil og har tid
• De kan lære om det de selv vil/føler seg svake på (større fleksibilitet)
• Ingen geografiske avstander mellom lærer og elev. Ingen trenger å fysisk flytte på seg for å få opplæring eller kursing i nye produkter, teknologier e.l.

Foruten felles informasjon som:

• arbeidsreglement og personalhåndbok
• rutiner og instrukser
• planlagte møter og møtereferater fra tidligere møter
• ansatte med telefonnr, mobil og e-mail
• leverandør- og produktdata

bør man utvikle informasjonsdatabaser for ulike deler av virksomheten. For salgsstaben kan det for eksempel være hensiktsmessig å ha et ekstranett de kan koble seg opp til fra sin bærbare PC ute hos kunde, for å hente ut tekniske opplysninger om et bestemt produkt , få de siste prislistene eller lignende informasjon de er avhengig av for å utføre jobben sin. Hvilke arbeidsoppgaver og informasjonsbehov finnes i de ulike avdelingene i din organisasjon?

Avlønning:
Har du forhandlere, agenter eller selgere som skal rapportere inn salgsstatistikk, eller deltidsansatte som fører timelister, kan avlønningssystemet ofte effektiviseres betraktelig ved å legge ut et rapporteringssystem på bedriftens Intranett eller Ekstranett.

Elektronisk innkjøp:
Større virksomheter har begynt å bli bevisst på at Internett gir store innsparingsmuligheter I forhold til innkjøpsrutinene. Det som ofte er vanlig I dag, er at alle typer sporadiske innkjøp – det vil si innkjøp av alt annet enn produksjonsmateriell – baserer seg på individuelle innkjøp. Espen Hult kommer I PC World 4/2000 med et godt eksempel: Trenger Andersen en ny skriver, en stiftemaskin, eller en tidsplanlegger, så bestiller han dette hos første og beste forhandler. Ofte har bedriften innkjøpsprosedyrer som gjør at dette må bestilles gjennom nærmeste overordnede, som så igjen må gå gjennom enten økonomiavdelingen, IT-avdelingen eller eventuelt en egen innkjøpsavdeling. Andersen enkle forespørsel om materiell han trenger for å få gjort jobben sin, genererer plutselig en hel masse aktivitet innad I organisasjonen. Her er det flere e-handelsleverandører som også kan skreddersy innkjøpsløsninger. Disse varierer noe, men noen felles kjennetegn er at de legger opp til at alle innkjøp gjøres I en Intranett web-butikk, hvor bestillingen etter å ha tatt seg en elektronisk godkjennelsesrunde, havner direkte hos en forhåndsgodkjent leverandør. Studier gjort på dette, har vist at det vil være mulig å spare opp til halvparten av kostnadene man har ved å håndtere innkjøp av denne typen, for ikke snakke om sentraliserte innkjøp hvor man oppnår større rabatter.