Rapportens førsteinntrykk er svært viktig. Undersøkelser viser at før leseren har begynt å lese så mye som ett eneste ord, vil vedkommende ha dannet seg et helhetsinntrykk av rapporten ut i fra dens layout. Ta hensyn til dette, og lag en innbydende rapport som virker "fristende" og stimulerende. I denne forbindelse kan man med hell benytte flere av de råd og tips vi gav i forbindelse med gjennomgangen av postale undersøkelser.

Når selve rapportskrivningen skal begynne gjelder det å finne en god balanse mellom "bredde" og "dybde" i datafremstillingen. Det sentrale spørsmålet vil her være; hvor mye i dybden skal vi gå, og hva med bredden i fremstillingen ? Hvor bredt og dypt man skal gå må ses i lys av problemstillingen og hva resultatene skal brukes til.

Det lønner å starte tidlig med rapporten slik at en slipper å motte stole på hukommelsen. Sett opp en disposisjon. Det holder orden på tankene og skrivingen blir lettere. Like viktig er det at selve skrivingen gir grunnlag for innsikt. Når en setter opp tankene, ideene og synspunktene ned på papiret, vil en øke sin egen forståelse og dermed også forhåpentlig få større klarhet i hva du ønsker å formidle (Troye/Grønhaug - 86). Det er stor forskjell på en flyktig tanke og en presis formulering (Brox - 90).

Hva du sier, er viktigere enn hvordan du sier det. Konsentrer deg om innholdet fremfor formen. Fortell hele historien. Ta med alt som har interesse og relevans for problemstillingen. Vær entusiastisk og skriv personlig. La teksten være enkel, hyggelig og interessent. Styr unna fremmedord i de tilfellene dette er mulig. Bruk lettleste ord, korte linjer og korte avsnitt. 5-6 linjer pr. avsnitt er ideelt. Og ha problemstillingen i bakhodet når du skriver rapporten.

Presiser hva du mener og bruk gjerne eksempler som illustrere dine poenger. Gi teksten en logisk oppbygging og sørg for at teksten flyter lett. Skriv klart og tydelig, og velg dine språklige virkemidler med omhu. Lag innrykk i teksten, slik at den blir lettlest. Bruk avsnitt og merknader for å fangeoppmerksomhet og lede blikket. Kom ikke med gjentagelser eller overlappinger i den utstrekning dette lar seg gjøre. Beskriv dine funn så etterrettelig som mulig. Ikke overdramatiser. Trekk ikke for bastante slutninger og sett ikke fram konklusjoner du ikke har dekning for i ditt datamateriale. Fortell hva tallene sier, ikke bare gjengi svarfordelingen verbalt. Skriv ikke verbale tabellrapporter. "Løft" deg fra tabellsettettet. Se enkeltresultatene som deler av en helhet, og let etter sammenhenger og underliggende mønstre. Kutt ut all informasjon som ikke er relevant. Presenter rådataene, gjerne grafisk slik at leseren kan gjøre seg opp en selvstendig mening, og overbevis at anbefalingene og konklusjonene som trekkes i rapporten er fornuftige og holdbare. Let etter interessante sammenhenger. Gå gjennom spørreskjemaet og tenk deg at du krysser hvert enkelt spørsmål med alle andre spørsmål. Representerer denne krysstabuleringen en interessant problemstilling ? Hvis ja: Kjør krysset !

Begynn teksten med uthevet forbokstav, det øker oppmerksomheten, men begrens første avsnitt til max. 11 ord. La teksten stå svart på hvit, det gjør teksten lett lest. Bruk understrekninger på viktige ord, tilbud etc, og husk at en undertittel på to linjer mellom overskriften og brødteksten øker lesernes appetitt på teksten som venter.

Et grunnleggende krav til rapporten er åpenhet og redelighet. Den skal være utarbeidet slik at andre kan etterprøve dine resonnementer, datagrunnlag, metodebruk, vurdering og konklusjoner. Vær ærlig nok til å blottlegge eventuelle svakheter som ditt metodiske opplegg er beheftet med (Kane - 85). Diskuter skjevheter du er oppmerksom på. Ofte kan du ha begrunnet mistanke om skjevhetens retning. Redegjør da for om konklusjonene er "på den sikre siden" eller ikke (Wenstøp-94).

Skriv rapporten i tredje person, og når man refererer til oppdragsgiveren bruker man uttrykk som "bedriften", "organisasjonen" eller "ledelsen" - ikke "dere", "de" e.l. Tonen før være forretningsmessig. Er det altfor mye søt musikk, vil folk ikke ta rapporten alvorlig. Men de som leser den er mennesker av kjøtt og blod. De vil reagere på en positiv, interessant presentasjon, og de vil kaste fra seg en som er vag, omstendig eller dårlig gjennomtenkt og organisert. Få også en språkkyndig person til å lese gjennom rapporten, slik at man får eliminert skrivefeil o.l. irritasjonsmomenter som ofte slår ut negativt på leseren. Hvorfor skal leseren tro på resultatene du har kommet frem til, når du ikke en gang klarer å beskrive dem riktig (uten skrivefeil).

1. Tittelside (Tittel og navn på forfatter, utgiver, sted og år)

2. Forord

3. Innholdsfortegnelse

4. Faktaside

5. Sammendrag

6. Innledning (Presentasjon av problemstilling, bakgrunnen, formålet, teori og perspektiver.

7. Hovedkapitler (Presentasjon av funn, analyse og tolkning).

8. Sammendrag og konklusjoner

9. Vedlegg (tabeller, figurvedlegg, spørreskjema, intervjuguide, statistiske tester o.l.)

Rapportens lengde.

Rapportens lengde vil bli bestemt av sammenhengen den inngår i, målgruppen, formelle krav og størrelsen på undersøkelsen. Skriv imidlertid så kortfattet som mulig.

Tittelside.

Tittelsiden skal inneholde:

1. Navnet til den organisasjonen rapporten er utarbeidet for.

2. Navnet på organisasjonen som har gjennomført undersøkelsen.

3. Navnet på hvem som har gjennomført undersøkelsen.

4. Dato for gjennomføring av undersøkelsen.

5. Tittel

Tittelen på oppgaven er viktig. Den skal dels orientere leseren om hva rapporten inneholder, og dels danne utgangspunktet for katalogisering o.l.

Det viktigste er at tittelen er dekkende for inneholde. Den bør i tillegg være kort og interessevekkende. Byr det på problemer å formulere en kort og dekkende tittel, kan man benytte seg av en undertittel i tillegg til hovedtittelen.

Forord.

Før innholdsfortegnelsen vil vi som regel finne et forord. Forordet er en kort redegjørelse for opplysninger og kommentarer som ikke naturlig hører hjemme i selve prosjektet. Forordet bør også si noe om hvem som er oppdragsgiver, tema for undersøkelsen, målgruppen og hva den skal brukes til. Forordet er også stedet hvor man kommer opplysninger om hvem man ønsker å takke i forbindelse med oppgaven. Forordet bør også kort angi gangen i arbeidet og gjennomføringstidspunktet.

Innholdsfortegnelse

Etter forordet følger innholdsfortegnelsen. Den skal inneholde de overskriftene som finnes i rapporten, og skal gi leseren et førsteinntrykk av rapportens innhold (kapitler, avsnitt, sideangivelse).

Faktaside:

Alle rapporten bør inneholde en faktaside. Den gir forklaringer på metodebruk, ord og uttrykk. Her kommer man med alle viktige definisjoner og operasjonaliseringer.

Sammendrag.

Sammendraget blir av enkelte sett på som den viktigste delen av rapporten, og mange vil bare lese denne delen av rapporten. Et godt sammendrag inneholder den nødvendige bakgrunnsinformasjonen og de viktigste resultatene og konklusjonene i undersøkelsen. Sammendraget er i realiteten en konsentrert versjon av hele rapporten. Talere og skribenter har lenge kjent til følgende fremgangsmåte: Først sier du hva du kommer til å si - så sier du det - for til slutt å si hva du nettopp har sagt. Sammendraget fyller den første oppgaven - å si hva du kommer til å si. Etter å ha lest denne delen av rapporten bør vedkommende vite hovedinnholdet i rapporten.

Innledning

Selve innledningen av prosjektet bør starte med en kort beskrivelse av bakgrunnen for undersøkelsen, målsetning, utvalg, valg av metoder og begrunnelse for hvordan en har gått fram for å belyse problemstillingen, samt evt. klargjøring av teoretisk forankring. Innledningen skal bidra til å skjerpe leserens interesse. Hvor detaljert man bør være er avhengig av målgruppen for undersøkelsen. Jo mindre kjennskap målgruppen har til stoffet i undersøkelsen, desto mer omstendig bør introduksjonen være.

Hoveddel.

Denne delen inneholder alle detaljene i undersøkelsen, både med hensyn til metode, resultater, kommentarer, fremtidsutsikter og begrensninger.

Organiser rapporten etter tema eller problemstilling, ikke spørsmålenes rekkefølge i spørreskjema eller tabellrapport. Spørsmålsrekkefølgen er som regel styrt av spørsmålstekniske forhold. Skriv journalistisk; Start hvert avsnitt eller kapittel med konklusjonen. Begrunn og dokumenter deretter.

Hvor detaljert bør man være ? Det er umulig å gi noe fasitsvar på dette, men rapporten bør være såpass detaljert at det er mulig for andre å gjennomføre den samme undersøkelsen. Det er viktig å få fram alle potensielle svakheter ved undersøkelsen, og diskutere disse med hensyn til i hvilken grad det er en svakhet og i tilfelle hvordan det påvirker resultatene. Den som leser rapporten må umiddelbart bli gjort klar over hvilke begrensninger som finnes.

Vis hvordan konklusjonene som undersøkelsen trekker er bygd opp. Det bør være en konklusjon for hvert problem eller delproblem som ligger til grunn for undersøkelsen. PS ! Skill mellom konklusjoner og anbefalinger.

Angi til slutt forslag til videre forskning.

Referanser.

Bygger en på andre kilder enn fra egen undersøkelse, er det viktig at er lojal mot innholdet i disse kildene. Bruk ikke sitater som er løsrevet fra sin sammenheng. Henvisningene skal være slik at leseren enkelt kan finne fram til den kilden som er benyttet. Siteres noe ordrett eller søker man å underbygge teksten med noe andre har skrevet, skal dette markeres ved å angi kilden. F.eks (Å forske på samfunnet - Knut Halvorsen (1993)).

Sitater og fotnoter

Direkte sitater skal gjengis ordrett og bokstavrett. Det finnes ingen klare retningslinjer for hvor mye som skal siteres og hvor lange sitatene skal være. Det er likevel et godt råd å unngå mange og lange sitater.

For å utdype noe i teksten eller forklare en tabellfremstilling bør man benytte seg av fotnoter, men pass på at rapporten ikke blir full av fotnoter. Det virker lett rotete, og gjør det ofte vanskelig å følge den "røde tråden".

Figurer og grafiske fremstillinger.

Figurer og grafiske fremstillinger gjør tallmaterialet lettere tilgjengelig ved at de bl.a. kan forenkle og klargjøre. Figurer og grafer gjør dessuten presentasjonen mer spennende og øker leselysten. Grafenes største fordel i forhold til tabeller, er at man lettere ser forskjeller, sammenhenger og de ulike variabelens forhold til hverandre.

PS! Nummerer figurene. Det gjør det lett å finne tilbake til figuren, og reduserer sjansene for misforståelser. Angi eller la midtpunktet (snitt/median) alltid være angitt.

De vanligste grafiske fremstillingene er:

Appendiks

Dette er vedlegg som skal komme etter litteraturhenvisninger. Her kan du presentere det nødvendige underlagsmaterialet. Dette kan f.eks. være tabelloversikter, spørreskjema, intervjuguide, feilkilder, referansestoff o.l.