Rapportens førsteinntrykk er svært viktig. Undersøkelser viser at før leseren har begynt å lese så mye som ett eneste ord, vil vedkommende ha dannet seg et helhetsinntrykk av rapporten ut i fra dens layout. Ta hensyn til dette, og lag en innbydende rapport som virker "fristende" og stimulerende. I denne forbindelse kan man med hell benytte flere av de råd og tips vi gav i forbindelse med gjennomgangen av postale undersøkelser.

Når selve rapportskrivningen skal begynne gjelder det å finne en god balanse mellom "bredde" og "dybde" i datafremstillingen. Det sentrale spørsmålet vil her være; hvor mye i dybden skal vi gå, og hva med bredden i fremstillingen ? Hvor bredt og dypt man skal gå må ses i lys av problemstillingen og hva resultatene skal brukes til.

Det lønner å starte tidlig med rapporten slik at en slipper å motte stole på hukommelsen. Sett opp en disposisjon. Det holder orden på tankene og skrivingen blir lettere. Like viktig er det at selve skrivingen gir grunnlag for innsikt. Når en setter opp tankene, ideene og synspunktene ned på papiret, vil en øke sin egen forståelse og dermed også forhåpentlig få større klarhet i hva du ønsker å formidle (Troye/Grønhaug - 86). Det er stor forskjell på en flyktig tanke og en presis formulering (Brox - 90).

Hva du sier, er viktigere enn hvordan du sier det. Konsentrer deg om innholdet fremfor formen. Fortell hele historien. Ta med alt som har interesse og relevans for problemstillingen. Vær entusiastisk og skriv personlig. La teksten være enkel, hyggelig og interessent. Styr unna fremmedord i de tilfellene dette er mulig. Bruk lettleste ord, korte linjer og korte avsnitt. 5-6 linjer pr. avsnitt er ideelt. Og ha problemstillingen i bakhodet når du skriver rapporten.

Presiser hva du mener og bruk gjerne eksempler som illustrere dine poenger. Gi teksten en logisk oppbygging og sørg for at teksten flyter lett. Skriv klart og tydelig, og velg dine språklige virkemidler med omhu. Lag innrykk i teksten, slik at den blir lettlest. Bruk avsnitt og merknader for å fangeoppmerksomhet og lede blikket. Kom ikke med gjentagelser eller overlappinger i den utstrekning dette lar seg gjøre. Beskriv dine funn så etterrettelig som mulig. Ikke overdramatiser. Trekk ikke for bastante slutninger og sett ikke fram konklusjoner du ikke har dekning for i ditt datamateriale. Fortell hva tallene sier, ikke bare gjengi svarfordelingen verbalt. Skriv ikke verbale tabellrapporter. "Løft" deg fra tabellsettettet. Se enkeltresultatene som deler av en helhet, og let etter sammenhenger og underliggende mønstre. Kutt ut all informasjon som ikke er relevant. Presenter rådataene, gjerne grafisk slik at leseren kan gjøre seg opp en selvstendig mening, og overbevis at anbefalingene og konklusjonene som trekkes i rapporten er fornuftige og holdbare. Let etter interessante sammenhenger. Gå gjennom spørreskjemaet og tenk deg at du krysser hvert enkelt spørsmål med alle andre spørsmål. Representerer denne krysstabuleringen en interessant problemstilling ? Hvis ja: Kjør krysset !

Begynn teksten med uthevet forbokstav, det øker oppmerksomheten, men begrens første avsnitt til max. 11 ord. La teksten stå svart på hvit, det gjør teksten lett lest. Bruk understrekninger på viktige ord, tilbud etc, og husk at en undertittel på to linjer mellom overskriften og brødteksten øker lesernes appetitt på teksten som venter.

Et grunnleggende krav til rapporten er åpenhet og redelighet. Den skal være utarbeidet slik at andre kan etterprøve dine resonnementer, datagrunnlag, metodebruk, vurdering og konklusjoner. Vær ærlig nok til å blottlegge eventuelle svakheter som ditt metodiske opplegg er beheftet med (Kane - 85). Diskuter skjevheter du er oppmerksom på. Ofte kan du ha begrunnet mistanke om skjevhetens retning. Redegjør da for om konklusjonene er "på den sikre siden" eller ikke (Wenstøp-94).

Skriv rapporten i tredje person, og når man refererer til oppdragsgiveren bruker man uttrykk som "bedriften", "organisasjonen" eller "ledelsen" - ikke "dere", "de" e.l. Tonen før være forretningsmessig. Er det altfor mye søt musikk, vil folk ikke ta rapporten alvorlig. Men de som leser den er mennesker av kjøtt og blod. De vil reagere på en positiv, interessant presentasjon, og de vil kaste fra seg en som er vag, omstendig eller dårlig gjennomtenkt og organisert. Få også en språkkyndig person til å lese gjennom rapporten, slik at man får eliminert skrivefeil o.l. irritasjonsmomenter som ofte slår ut negativt på leseren. Hvorfor skal leseren tro på resultatene du har kommet frem til, når du ikke en gang klarer å beskrive dem riktig (uten skrivefeil).