Viktige faktorer i denne sammenheng er:

• Arbeidsro (men ikke isolasjon)
• Stillhet
• Fargevalg
• Lys og ventilasjon
• Materiell og utstyr

Størst arbeidsro oppnår man i et eget kontor. Men siden det ikke alltid er mulig å få til, må man ofte velge andre løsninger for å få en nærmest støyfri TM - organisasjon. Spesielt viktig er det å sørge for at det ikke er mulig å høre stemmer fra den ene telefonarbeidsplassen til den neste. Det anbefales derfor at det brukes lydabsorberende materiale som f.eks. kork i vegger og tak. Når det gjelder gulvet bør det vurderes å legge et teppe som er beregnet for forretningsbygg. Dette fordi tepper demper støy vesentlig bedre enn nakne gulv, samtidig som tepper har den fordelen at de reduserer mulighetene for at noen skal gli eller falle. Imidlertid finnes det mennesker som er allergiske mot slike tepper.

I en rapport i New York Times påpekes det at fargevalget på arbeidsplassen kan ha en sterk effekt på personalet. Grønt og gult virker normalt beroligende, mens blått symboliserer kulde og kan fremkalle et kaldt og upersonlig miljø. Motsatt effekt har røde farger.

Hva med belysningen ? Forskning viser at naturlig lys i størst mulig grad er å anbefale fremfor kunstig belysning. Store vinduer, glassvegger og takvinduer anbefales derfor på det sterkeste. Hvis man likevel er nødt til å bruke kunstig belysning, sørg da for å bruke lysreflekterende materialer og dobbelsjekk med en arkitekt at disse samstemmer med fargevalget. Kunstig lys kombinert med farger som ikke passer med belysningen kan fremkalle en lang rekke uønskede følelser, alt fra uro til apati eller aggresjon. Like viktig som fargevalgene og belysningen, er det at man sørger for å ha et godt ventilasjonssystem. Mange mennesker er allergiske mot røyk eller har lidelser i ånderettsorganene. Dårlig luft fører også til dårlig konsentrasjon og slapphet, noe som går ut over produktiviteten.

Det aller viktigste er imidlertid utstyret kommunikatøren er utstyrt med. Etter telefonen er kontorstolen det aller viktigste. Skal man sitte stille i flere timer, er det viktig at man har en god stol å sitte på.

Når det gjelder plasseringen av kommunikatørene og utformingen av telefonarbeidsplassen finnes det selvfølgelig ingen fasitsvar. Velger man å bygge opp en separat TM avdeling er den enkleste måten å starte oppbygningen på, vanligvis å plassere telefonarbeidsplassene på en linje som strekker seg til midten av rommet fra den ene veggen. Daglig leders kontor bør befinne seg i samme område som telefonarbeidsplassene, og bør være synlig for så mange av de ansatte som mulig. Når det gjelder selve utformingen av telefonarbeidsplassen, er det vesentlig forskjellig å organisere en manuell og en elektronisk arbeidsplass. Med manuell arbeidsplass menes at alt arbeidet blir gjort manuelt med papir og blyant. På den elektroniske arbeidsplassen skjer alt arbeidet ved hjelp av en datamaskin som er knyttet til salgsorganisasjonens SMS. Vi konsentrerer oss her kun om den elektroniske arbeidsplassen, da den er å anbefale på det sterkeste.

Hver arbeidsplass bør minst ha følgende mål:

• Høyde på skillevegger (i løsninger hvor kommunikatøren ikke har et eget rom): Min. 165 cm.
• Bredde på arbeidsplassen: Min 175 cm.
• Dybde på arbeidsplassen: Min. 150 cm.

Arbeidsplassen bør være utstyrt med en lampe som gjør det mulig å snu lyset dit hvor kommunikatøren måtte ønske, og den må plasseres slik at den ikke gir refleks i skjermen. Selve arbeidsplassen bør være utstyrt med en skuffeseksjon med minimum to skuffer. Spesielt viktig er at man velger et lett headsett av høy kvalitet. Dvs. headsett som gir en klar og god lyd og som er behagelig å ha på seg. Ørepluggene bør desinfiseres daglig, og bare benyttes av samme person.