Fremstill aktivitetsnivået gjerne grafisk, da dette gjør det lettere å få et bilde av situasjonen. Grafen under tar for seg fordelingen på kundegrupper. Lag gjerne også en tilsvarende illustrasjon over hvordan den planlagte aktiviteten vil fordele seg på ABC - kunder.

Når denne oversikten foreligger bør man stille seg følgende spørsmål:

• Hvordan ser arbeidsbelastningen ut i forhold til den tiden som kan disponeres ?
• Bør innsatsen omprioriteres ?
• Hvordan kan effektiviteten økes.

Pass på å unngå meningsløse møter. Hver gang du deltar i et salgsmøte bruker du deler av livet og tiden til både deg og firmaet. Still deg selv derfor alltid følgende spørsmål før du bestemmer deg for å avtale et besøk med en kunde:

"Er dette salgsmøte på kort- eller lang sikt viktigere og mer verdifull bruk av tiden enn andre ting du kan gjøre eller finnes det en mer lønnsom kunde som heller bør kontaktes, bearbeides eller følges opp ?"

Unngå å delta i salgsmøter som strengt tatt ikke er nødvendige. Mange saker kan f.eks. løses pr. telefon eller gjennom ett brev/fax/E-mail. Avtal heller ikke unødvendige eller problematiske møter med C - kunder/kundeemner som ønsker å komme å besøke deg. Det å akseptere å delta på et møte, uavhengig av det er du eller kunden som tar initativet, betyr at man er forpliktet til å gjøre alt som står i sin makt for å sørge for at møtet arbeider for selgerens organisasjon, - sak og - sjef. Det krever både tid og planlegging, og betyr at selgeren må forsake andre gjøremål. Gjøremål som kunne ha vært innbringende salgssamtaler med A- kunder/leads. Å lykkes I salg er derfor et spørsmål om å si JA til de riktige møtene og NEI til de som ikke har livets rett. Problemet er bare å vite hvem som er hvem. Imidlertid kan du trøste deg med at den beste måte å unngå et dårlig salgsmøte, og dermed ødelegge sjansene dine hos kunden er å si NEI til enkelte møtet. For å hjelpe den frustrerte, gjengir vi under en sjekkliste med noen gode referansepunkt som gjør det lettere å sortere ut NEI møtene. Sjekklisten er utarbeidet av Kieffer (1994) og angir hvilke møter du bør si NEI til:

- Gå aldri I et salgsmøte uten å ha et klart mål for møte ?

Før man går I gang med å planlegge og forberede seg til møtet bør man ha det krystallklart for seg hva man ønsker å oppnå med møte. Er det et førstegangsbesøk hvor man ønsker å gjøre kunden kjent om selgerens eksistens, eller er det et avslutningsmøte hvor målet er å få den etterlengtede ordren ? Har du det ikke klart for deg hva du ønsker å oppnå med møtet, er det også umulig å forberede seg skikkelig og vinne møtet ved å ta kontrollen over det og lede det mot målet. Etter å ha formulert hva du ønsker møtet skal oppnå, bør du klargjøre målet gjennom en beskrivelse av oppgaven møte skal løse.

God salgsplanlegging er å foreta den optimale ressursallokeringen m.h.t. bl.a. økonomi, tid og situasjon. Årsaken til at salgsbesøkene bør prioriteres de kundene og kundeemnene som har det største potensialet skyldes først og fremst kostnadene som er forbundet med besøket. Sammenligner vi hva det gjennomsnittlig koster å besøke en kunde med hva det koster å gjennomføre en profesjonell DM - eller TM - kampanje burde det være klart for enhver at man ikke bør besøke alle (selv om de ønsker besøk):