Å lage en kommunikasjonsplan er en prosess bestående av fire faser. Først må man gjennomføre en situasjonsanalyse som avdekker om markedstilbudet holder mål og forteller hvilke kommunikasjonsoppgaver man står ovenfor. Når dette er gjort kan man begynne på selve planleggingen av hvilken kommunikasjonsplan man bør velge i forhold til den avdekte situasjonen. Til slutt trenger man en strategi som forteller hvordan denne kommunikasjonsplanen skal bli implementert i bedriftens eksisterende organisasjon og øvrige strategier. Samtidig som man under alle delene av prosessen trenger kontinuerlige avviksanalyser som forteller oss om vi når målene våre og om strategiene fungerer som tiltenkt. 

Under finner du en planleggingsmodell som viser denne planleggingsprosessen og hvilke komponenter en kommunikasjonsplan normalt består av. Modellen er en videreutvikling av planleggingsmodellen til Otto Ottesen.