Softanalyse er en situasjonsanalyse som kan være et verdifullt hjelpemiddel når man skal kartlegge bedriftens arbeidsbetingelser. Den er mest brukt i forbindelse med langtidsplanlegging hvor det er viktig å vurdere egne sterke og svake sider, samt å finne de problemer og muligheter som kan ventes å melde seg senere. Men den kan også brukes i mange andre sammenhenger.

Hva betyr SOFT?

SOFT er en forkortelse for de engelske ordene: Strengths, Opportunities, Faults and Threats - altså en sammenstilling av positive og negative faktorer.

1.Styrke (Strength) Hvilke sider ved din nåværende virksomhet er bedriftens styrke, og hvordan kan du best utnytte og vedlikeholde disse sterke sidene ?	2. Muligheter (Opportunities) Hvilke forhold ved din virksomhet innebærer nye muligheter i fremtiden ? Hva bør du gjøre for å utnytte disse mulighetene ?
3. Svakheter (Faults) Hvilke sider av din virksomhet har feil eller svakheter, og hva kan du gjøre for å rette på disse forholdene ?	4. Trusler (Threats) Hvilke fremtidige forhold innebærer trusler for din virksomhet, og hva bør du gjøre for å stå bedre rustet til å møte disse truslene ?

Momentene som kommer frem under analysen av de fire hovedkategoriene; svakheter, styrke, trusler og muligheter, samles så i stikkord i en datamatrise for å gi et forenklet bilde av virkeligheten.

Hvordan bruke en SOFT- analyse ?

Hvordan man benytter softanalysen er individuelt. Mange er av den oppfatning at de interne arbeidsbetingelsene utgjør svakheter og styrke komponentene i SOFT - analysen, mens de eksterne avgir hvilke trusler og muligheter som finnes. Velger man å tolke SOFT - analysen slik kan resultatene sammenfattes i datamatrisen som er vist over. En annen variant av SOFT - analysen er å ikke skille mellom interne - og eksterne arbeidsbetingelser, men å differensiere på tid; nåtid og fremtid. Ved å analysere dagens arbeidsbetingelser vil vi avdekke en rekke styrker og svakheter ved organisasjonen internt og eksternt som utgjør fremtidige muligheter og trusler. Ut i fra en slik betraktning kan man bruke overnevnte datamatrise slik:

SOFT - analyse	Nåtid	Fremtid
+	S (Styrke)	O (Muligheter)
-	F (Svakheter)	T (Trusler)

Men utgangspunkt i datamatrisen over, kan en SOFT - analyse av arbeidsbetingelsene foretas slik:

Trinn 1. Interne arbeidsbetingelser

Diagnosen av problemsituasjonen bør starte med en situasjonsanalyse som tar for seg de interne forutsetningene. For å kunne avgjøre om situasjonen er bra eller dårlig må den måles i mot noe. Vi trenger med andre ord et referansepunkt å måle de interne formulingene mot, men for at det i det hele tatt skal være mulig å måle arbeidsbetingelsene (nivåforskjeller) er det en forutsetning at de i størst mulig grad blir kvantifisert. Og ved å relatere målingen til konkurrentenes prestasjonsnivå får vi det referansepunktet vi trenger. Et annet godt referansepunkt er å relatere organisasjonens tall til bransjegjennomsnittet. Disse tallene får man som regel ved å henvende seg til bransjeforeningen.

Hvilke momenter man bør inkludere er situasjonsbestemt, men stikkordslisten vi kom med i forbindelse med gjennomgangen av organisasjonens interne arbeidsbetingelser er et godt utgangspunkt for de fleste analyser.

Trinn 2. Sammendrag av interne arbeidsbetingelser

Etter at man har gått igjennom alle de interne arbeidsbetingelsene, er neste skritt å samle de viktigste forholdene i SOFT - analysens fire komponenter - styrke, svakheter, trusler og muligheter. At man kun tar med de viktigste forholdene er viktig, da SOFT - analysens funksjon er å skille det vesentlige fra det uvesentlige. Den skal gi et raskt overblikk.

Trinn 3. Eksterne arbeidsbetingelser

Dersom gjennomgangen av de interne arbeidsbetingelsene viser at prosjektet er realiserbart, bør man foreta en tilsvarende kontroll av de eksterne forutsetningene som forventes å ha innvirkning på problemområdet. De eksterne arbeidsbetingelsene er aktørene i markedssystemet med unntak av ansatte, og til dels mellomleddet i mikrosystemet. Her gjelder det først og fremst å kartlegge foretakets image, aktørenes behovstilfredstillelse og forventninger, holdninger, roller, normer, verdier, planer, vektlegging av atteributter o.l.

Når de eksterne forholdene er kartlagt sammenfattes de viktigste punktene i SOFT- analysens fire komponenter for å skape oversikt over situasjonen.

Trinn 4. Sammendrag av alle arbeidsbetingelsene.

Når du sitter igjen med to SOFT-analyser; en av de interne arbeidsbetingelsene og en av de eksterne arbeidsbetingelsene, er neste og siste skritt å lage en SOFT-analyse av de viktigste interne og eksterne faktorene som har kommet frem i analysearbeidet. Denne softanalysen vil i praksis være et sammendrag av de to sammendragene du allerede har laget. Målet med denne analysen er at du ved hjelp av en enkel matrise skal kunne skaffe deg et overblikk over de vesentligste faktorene som påvirker og styrer din bedrift. Derfor er det meget viktig at denne siste softanalysen inneholder kun det aller mest vesentlige.

Trinn 5. Identifisering av alternative løsninger

Siste trinn består å gjøre om mulighetene i SOFT - analysen til alternative løsninger på problemområdene. For at det skal være mulig å løse et problem kreves det at tenkingen og handlingene orienteres mot alternativer. N. Lundmann (1973) mener at tenkingens problematikk består i at forskjellige muligheter konkurrer om å nå frem. I hvilken grad man lykkes i å lage gode problemstillinger, vil derfor i stor grad henge sammen med om man lykkes å omgjør mulighetene som finnes til alternativer som kan løse problemet. Skal et problemet ha noen mening, må det finnes tilgjengelige alternativer som gjør det mulig å løse problemet. Hvis ikke er det ikke noe vits i å gjennomføre undersøkelse eller analyse, da arbeide vil resultere i et løsningsforslag som er urealistisk eller noe som ikke lar seg gjennomføre med de tilgjengelige midlene.